Kas yra projekto taikymo srities dokumente

Kai pradėsite naują iniciatyvą, projekto apimties dokumentas yra svarbi informacija visai jūsų komandai. Jis apibrėžia galutinį produktą, kuris bus pristatytas klientui, kai jis turi būti pristatytas, ir kokia kaina.

Iš esmės šis dokumentas apibrėžia darbo ribas, kad kiekvienas komandos narys ir klientas suprastų, ką reiškia projektas. Kaip svarbu, jie supranta, ką daro ne reiškia.

Pranašumai

Projekto apimties pareiškimas, kai jis dalijamasi su kiekvienu komandos nariu ir projekto klientais, yra neatskiriama projekto valdymo dalis. Tarp jos privalumų:

• Bendras visų dalyvių supratimas apie numatomas projekto savybes, kokybę ir laiką
• Priemonė bendrauti su kitais projekto dalyviais siekiant įgyti jų paramą ir dalyvavimą
• Įrankis, skirtas komandos pastangoms sutelkti į darbą, reikalingą kliento poreikiams tenkinti

Be to, jei siūlomi pakeitimai, kurių ribos viršija pradinę taikymo sritį, pareiškimas tampa pagrindu įvertinti ir siūlyti pakeitimus. Jei pakeitimus priima visos suinteresuotosios šalys, taikymo sritį galima peržiūrėti.

Darbo pradžia

Projekto vadovas turi ieškoti komandos narių, klientų, vykdomojo rėmėjo ir kitų pagrindinių suinteresuotųjų šalių, kad suprastų ir apibūdintų reikiamą projekto iniciatyvos rezultatą. Tai dažnai vadinama pristatymu.

Pristatymo aprašyme turi būti nurodyta projekto kaina arba priimtinas išlaidų intervalas. Jame taip pat apibrėžiami pagrindiniai elementai ir pristatymo laikas.

Kai susitarė klientas, projekto vadovas, projekto komanda ir vykdomasis rėmėjas, bet kokie projekto pareiškimo pakeitimai turi būti atliekami naudojant kruopščiai kontroliuojamą ir dokumentais pagrįstą pakeitimų procesą.

Kaskadinis poveikis

Kai susitarta dėl taikymo srities pareiškimo ar dokumento, kiekviena komandos dalis naudoja ją kaip savo darbų, laiko ir sąnaudų įvertinimo pagrindą. Kuo tikslesnė ir tikslesnė taikymo sritis, tuo labiau tikėtina, kad darbo grupės sukurs tikslius įverčius ir išteklių poreikius.

Išimtys gali būti svarbios

Neįprasta, kad projekto apimties dokumente pateikiami konkretūs elementai, kurie turi būti pašalinti iš pristatymo. Pvz., Rangovo darbų dokumente, kuriame bus pastatytas namas, gali būti numatyta, kad aplinkosaugos leidimus turi įsigyti savininkas ir nėra atsakingas už pastatą statantį rangovą.

Kas gali blogai?

Skaidrumo trūkumas yra bendras projekto streso ir nesėkmės šaltinis. Neskaidrus ar dviprasmiškas taikymo srities dokumentas palieka daugybę klausimų, dėl kurių gali būti diskutuojama ir apie kuriuos nepranešta. Tai gali paveikti projekto savybes, kokybę, laiką ir kainą.

Kitas kliūtis, kad būtų išvengta, vadinamas „taikymo srities šliaužimu“. Jei taikymo sritis yra neaiški, klientas yra linkęs pareikalauti, kad jos neatitiktų pradinių planų tikslų ar ribų.

Taikymo srities reguliavimas

Nors dažnai atliekami pakeitimai atideda projekto užbaigimą ir gali pridėti didelių išlaidų, jie kartais yra būtini ir pagrįsti. Projekto vadovai remiasi „pokyčių valdymo“ procesu, kuris nustato prašomą pakeitimą, peržiūri visus atitinkamus laiko, sąnaudų ir darbo krūvio įverčius ir iš naujo įvertina projektą dėl naujų pokyčių.

Projekto vadovas ir vykdomasis rėmėjas paprastai priima galutinį sprendimą dėl taikymo srities pakeitimo tik tada, kai situacija yra visiškai išanalizuota. Pakeitimai dokumentuojami sprendimų žurnale ir vėliau perduodami didesniam projekto komandai.