Pagrindiniai komunikacijos komponentai darbo vietoje

Komunikacija dalijasi informacija tarp dviejų ar daugiau asmenų - informacijos perdavimo. Bendravimas turi tiek daug komponentų, ir nesugebėjimas efektyviai bendrauti darbo vietoje yra įprastas dalykas.

Veiksmingam bendravimui reikalingi visi komunikacijos komponentai, kurie puikiai tinka „bendrai prasmei“, mano mėgstamiausiajai komunikacijos apibrėžčiai. Tai ypač svarbu, kai užduodami klausimai ir į juos atsakoma.

Komponentai komunikate

Yra penki komponentai bet kokiam bendravimui ir šešta, tai yra bendra darbo vietos, kurioje vyksta ryšys, aplinka. Ryšio komponentai yra:

• Asmuo, siunčiantis pranešimą. Siuntėjas turi aiškiai ir pakankamai išsamiai pateikti pranešimą, kad gavėjas dalintųsi reikšme su siuntėju.
• Pranešimo kontekstas. Šiame kontekste pranešimo siuntėjas pateikia pranešimą. Kontekstas apima nežodinį bendravimą, pvz., Gestus, kūno kalbą, veido išraiškas ir elementus, tokius kaip balso tonas. Dauguma pranešimo konteksto yra prieinama tik tada, kai imtuvas gali matyti ir išgirsti pranešimo siuntėją. Pavyzdžiui, el. Paštas ir MP emocijos yra prastas pakaitalas, nes siuntėjas juos formuluoja be imtuvo įvesties.

  Kitas konteksto gabalas - tai emocijos, kurios yra susijusios su bendravimo apskritimu. Ar siuntėjas piktas? Ar imtuvas yra abejingas komunikacijos turiniui ar nepageidaujamam siuntėjui? Normalios žmogaus emocijos daro įtaką, ar pranešimas sėkmingai bendrinamas.

• Asmuo, gaunantis pranešimą. Gavėjas turi atidžiai išklausyti, užduoti klausimus dėl aiškumo ir parafrazuoti, kad įsitikintų, jog imtuvas dalinasi reikšme su siuntėju. Jei imtuvas pasitiki siuntėju, tikimybė efektyviai bendrauti.
• Pasirinktas pristatymo būdas. Pristatymo būdas turėtų būti parenkamas pagal vidutinę, kuri yra veiksmingiausia pranešimo prasme. Kadangi ryšių metodai yra labai įvairūs nuo kompiuterių ir mobiliųjų įrenginių aušros, sprendimai dėl pristatymo būdo tapo sudėtingesni. Pristatymo būdas turi atitikti tiek siuntėjo, tiek imtuvo ryšių poreikius.

  Ryšio metodai apima žodinį bendravimą, momentinius pranešimus (IM), el. Paštą, laiškus, ženklus, plakatus, vaizdo įrašus, ekrano kopijas, telefonus, užrašus, formas, rašytinius dokumentus ir kt. Šie metodai ir toliau didės, o darbuotojų lūkesčiai dėl tiesioginio bendravimo apie viską, kas susiję su jų darbu, ir toliau augs.

  Asmens ryšys ypač padidėjo, ypač organizacinei informacijai, kuri gali reikėti pakeisti, suteikti darbuotojams pripažinimą arba leisti pateikti klausimus vietoje. Asmeninis ryšys taip pat yra palankus, nes darbuotojai turi prieigą prie komponento, konteksto.

• Pranešimo turinys. Pranešimo turinys turėtų būti aiškus ir pateikiamas ir aprašytas pakankamai išsamiai, kad gautų supratimą iš imtuvo. Jei pranešimo turinys tam tikru mastu rezonuoja ir jungiasi su jau turimais imtuvo įsitikinimais, jis yra efektyviausias.

Kaip užduoti gerus klausimus, stiprinamas bendravimas

James O. Pyle ir Maryann Karinch, siekdami padėti veiksmingai bendrauti, priduria:

Nuo žmogiškųjų išteklių iki klientų aptarnavimo, blogi klausimai užteršia beveik kiekvieną darbo vietą. Blogi klausimai dažnai sukelia neišsamius ar klaidinančius atsakymus ir gali pakenkti pranešimams. Kita vertus, geri klausimai yra vertinga efektyvumo, kompetencijos ir komunikacijos kūrimo priemonė.

Yra šeši gerų klausimų tipai: tiesioginis, kontrolinis, kartojamas, nuolatinis, apibendrintas ir netinkamas. Trumpai apibūdinkite:

• Tiesioginė: Jūs užduodate paprastą klausimą su pagrindiniu klausimu.
• Kontrolė: Jūs jau žinote, kaip atsakėte, kai jį paklausiate. Tai būdas išsiaiškinti, ar asmuo gulėjo, neinformuoja, ir (arba) nemato dėmesio.
• Pakartokite: Jūs užduodate du skirtingus klausimus, kurie yra po tos pačios informacijos.
• Nuolatinis: Jūs klausiate tą patį klausimą įvairiais būdais, kad ištirtumėte visus pageidaujamos informacijos aspektus.
• Santrauka: Jūs užduodate klausimą, kuriuo siekiama, kad šaltinis galėtų peržiūrėti atsakymą.

• Neaktualu: Jis nesusijęs su dalyku, apie kurį norite sužinoti, tačiau tai vienas žmogus tikriausiai nesirinks; tai tarnauja norint pamatyti, kas yra tiesa ir atrodo, kad jis atveria jums. Jis taip pat gali susieti su apklausos mainų kontekstu.

Informacija apie 6 gerų klausimų tipus

Tiesioginis

Tiesioginiai klausimai yra geriausi: vienas apklausiamasis, vienas veiksmažodis ir vienas daiktavardis arba įvardis.

• Kas tu esi?
• Kas atsitiko partijoje?
• Kada atvykote į biurą?
• Kur yra automobilio raktai?
• Kodėl išėjote iš susitikimo anksti?
• Kiek mokėjote už tą „iPad“?

Kontrolė

Kada jūs sakote: „Aš sąmoningai neprašysiu tiesioginio klausimo?“ Kai patikrinsite atsakymo teisingumą ar tikslumą, naudosite kontrolės klausimą ir ieškokite nuoseklumo.

Kontrolės klausimai yra sąmoningi klausimai, į kuriuos žinote atsakymą, todėl jie nėra susiję su informacijos atradimu. Jie susiję su elgesio, kalbos modelių ir tiesos ar tikslumo lygio atradimu. Galbūt tai kažkas, apie ką anksčiau kalbėjote su asmeniu.

Jei žinote, kad žmogus, turintis žmogiškųjų išteklių komandą, atsidūrė darbuotojui, nes darbuotojas atsiuntė el. Laišką, kuriame skundėsi dėl asmens, galite užduoti kontrolinį klausimą, pvz., „Kaip šiandien jis buvo atliktas su„ Pamelos veiklos apžvalga “? informacija; tiesiog norite sužinoti, kaip jūsų žmogiškųjų išteklių žmogus atsako į klausimą.

Pakartokite

Jūs norite ateiti į tą pačią informaciją dviem skirtingais būdais. Pvz., Jei paklausėte: „Kiek žmonių yra pardavimų grupėje?“ Asmuo, su kuriuo kalbate, gali atsakyti: „Lauke yra 22“. Vėliau, kai kalbate su juo apie kažką kitą - sritys, kuriose, pavyzdžiui, yra kompanija, - galite paklausti: „Kiek pardavimų regionų turite?“

Jis gali atsakyti „22“, kuris yra būdas patvirtinti darbuotojų skaičių pardavimų veikloje. Tai nėra absoliutus testas, bet jis suteikia vertę ir pasitikėjimą tuo, ką jis sakė anksčiau. Jie yra du skirtingi klausimai, kurie tikrina pateiktą informaciją.

Naudodami pakartotinius klausimus, taip pat galite atskleisti neatitikimus. Jei jūsų šaltinis šiame pavyzdyje rodo, kad yra 28 pardavimų regionai, norėtumėte paaiškinti. Galbūt ten yra visiškai gera priežastis - pardavimų grupė paprastai turi 28 papildomus, tačiau pastaruoju metu buvo tiek daug apyvartos, kad jie yra šeši trumpi - tačiau atsakymas kelia abejonių dėl to, kad yra neatitikimas tarp numerio personalo ir pardavimų teritorijų skaičiaus. Šis neatitikimas turi paskatinti išspręsti šią problemą.

Nuolatinis

Visuose mainuose, kuriuose gali būti pateiktas daugiau nei vienas atsakymas, naudokite nuolatinį apklausą, kad gautumėte išsamų atsakymą. Kaip ir pakartotiniai klausimai, nuolatiniai klausimai taip pat yra naudingi, jei įtariate, kad asmuo nėra teisingas.

„Kur tu nuvykai į savo atostogas į Kaliforniją?“, Gali sukelti atsakymą „Disneilendas“. Nors įmanoma, kad Disneilendas yra vienintelė vieta, logiška šį klausimą laikytis „Kur kitur?“

Apeinant šį pakartotinį klausimą ir einant tiesiai į klausimus apie Disneilendą, jūs praleidžiate galimybę gauti išsamų savo draugo Kalifornijos kelionės vaizdą, nebent tokia informacija nutekėtų kitu metu.

Santrauka

Apibendrinantys klausimai nėra susiję su tikrumo nustatymu tiek, kiek reikia, kad grįžtumėte prie šaltinio, ką ji pasakė, todėl ji turi galimybę pagalvoti: „Ar aš iš tiesų pasakiau, ką norėjau pasakyti?“

Jūs parduodate visų rūšių automobilius, nuo dviejų durų hatchbacks iki pilno dydžio prabangos modelių. Jauna pora ateina į saloną ir prašo išbandyti vieną iš prabangių modelių.

„Ką jūs naudosite automobiliui didžiąją laiko dalį?“.

„Darbas į priekį ir atgal. Mes dirbame tame pačiame pastate, - sako ji.

„Ką dar naudosite automobiliui?“

„Kelionės savaitgaliais mano tėvams. Tokie dalykai panašūs. “Ji pristabdo ir priduria:„ Jie gyvena šimtą mylių. “

„Kodėl manote, kad prabangus automobilis yra geriausias pasirinkimas?“

Jie keičia žvilgsnį. Jis sako: „Mums tai patinka geriau nei kiti“.

„Kokia jūsų mėgstamiausia spalva“, - klausiate, žiūrėdami tiesiai į ją.

„Raudona“.

„Taigi leiskite man pažiūrėti, ar turiu šią teisę. Aš girdžiu, kad sakote, kad jūs norite raudoną, pilno dydžio prabangos klasės automobilį. Kaip gerai šis aprašymas tinka tai, ko norite?“ (Jūs apibendrino savo suvestinį klausimą su atitinkama informacija tokiu atveju.)

Jie keičia kitą vaizdą. Jis pasakė: „Mes manome, kad geresnės spalvos gali būti geresnės.“

„Ką apie prabangos modelį jūs manote, kad tai geriausias jums?“ (Vėlgi, tai yra būdas apibendrinti ir patikrinti, ką girdėjote. Norite sužinoti, ar jie yra tik tokie patys, kaip brangūs automobilio, kad jie nenori nieko kito apsvarstyti, arba jei pirmasis atsakymas buvo užmaskuotas į svarbų faktą.)

„Mano tėtis sako, kad tai yra saugiausias automobilis kelyje.“

Atsakymas į suvestinį klausimą parodo, kad iš tikrųjų jie gali patikti, bet ne dėl to, kaip jis atrodo. Jūs skaitote tarp eilučių. Jie tiesiog pradeda savo gyvenimą kartu. Jos tėtis tikriausiai atsiuntė juos į platintoją, kad nusipirktų „saugiausią automobilį kelyje“, kurį jis padės jiems pirkti. Jūs nuspręsite tęsti pardavimą, žinodami, kad išankstinio mokėjimo ir paskolos paraiška greičiausiai suteiks jums likusį istoriją.

Kai kurie žmonės gali būti nepatogūs užduoti suvestinį klausimą, panašų į tuos, kurie yra įterpti į šį pardavimų susitikimą, nes jie nenori ieškoti paprasto ir nepastebimo. Jei užduodate klausimą tokiu pačiu būdu, kaip pirmą kartą paprašėte, tada jie gali turėti teisingą išvadą.

Jūs taip pat nenorite užduoti to paties klausimo du kartus iš eilės, net jei pakeisite formuluotę. Įdėję tam tikrą atstumą nuo pirmojo klausimo pateikimo iki antrojo ir šiek tiek pakeisdami klausimą, jūs tiesiog susiduriate su tuo, kas iš tikrųjų domina tai, ką kitas asmuo turi pasakyti.

Nepakankamas

Jūs galite aptikti, kad jūsų klausimus atsakantis asmuo atrodo išryškintas; netinkamas klausimas galėtų sumažinti įtampą. O gal jums reikia laiko mąstyti arba kreiptis į savo pastabas, todėl naudokite klausimą tik tam, kad nusipirktumėte šiek tiek vietos ir laiko.

Paklausti nurodytus klausimus, tokius kaip: „Kokį projektą jūs praeityje padarėte nepavykusiu?“ Ir „Kaip bandėte išspręsti problemą?“, Galite lengvai susikurti darbo kandidatą taip, tarsi jis būtų mūšio lauko tardymo viduryje.

Kandidatas gali pasakyti: „Bandžiau išspręsti šią problemą, sutelkdamas departamentą į bendrą tikslą - kaip aš gaunu savo sūnaus mažąją lygos komandą, kad sutelktų dėmesį į kamuolį.“

Jūs galite suteikti kandidatui pertrauką, klausdami: „Kiek ilgai treniravote mažąją lygą?“, Prieš sugrįždami į diskusiją apie jo prisukimą ir kaip jis bandė jį išspręsti.

Galiausiai, čia yra du būdai, kaip sugadinti klausimus, kurie prasideda visais reikalingais komponentais, ir galiausiai pritrūkstaGerai.

1. Įtraukus per daug kvalifikatorių ar kitų žodžių ir frazių, kurie atitraukia klausimą. Pavyzdžiui, „Ką turėjote pusryčiams valgio metu, kur vinilo skaitikliai yra įtrūkę ir padengti kanalo juosta?“
2. Taip pat dažnai nėra laukiama atsakymo. Jūs klausiate: „Kas yra jūsų mėgstamiausias valgis?“ Asmuo galvoja momentą, o ne nedelsdamas reaguoti. Jūs skambinate, „Kepta jautiena?“ Tyla yra veiksmingas apklausos įrankis.Nepamirškite atradimo, informacijos, vadovų atidarius burną, kai reikia atidaryti ausis. Prisiminkite „dviejų ausų, vienos burnos“ taisyklę, kad gautumėte maksimalią naudą iš apklausos.

   Aplinka ir komunikacija

   Pirmiau minėti komunikacijos komponentai skatina bendrą prasmę, kai jie veikia kartu, kad galėtų veiksmingai pateikti pranešimą. Darbo aplinka, kurioje vyksta šie komponentai, taip pat daro įtaką bendravimui ir komunikacijos priėmimui.

   Kai užduodate galiojančius klausimus, sukuriate ryšį ir įkvepiate pasitikėjimą. Klausimai sudaro dar vieną darbo vietos komunikacijos, kuria dalijamasi prasme, dalį

   Darbo aplinkoje, kurioje pabrėžiama atvira komunikacija, darbuotojų dalyvavimas ir bendri tikslai, bendravimas yra dažnesnis ir efektyvesnis. Tačiau tikimasi, kad reikšmingas bendravimas sukurs didesnę vietą šiose geriausiose darbo vietose. Taigi, net esant aukštai moralei, į darbuotojus orientuotai darbo aplinkai, darbuotojai skundžiasi, kad jie nežino, kas vyksta.

   Dėl visų atskirų darbo vietų sudedamųjų dalių ir bendros aplinkos komunikacija išlieka sudėtinga. Seniai klausimai apie tai, kam reikia žinoti, ką ir kada jie turi žinoti, niekada nėra visiškai atsakyti į bet kokį pasitenkinimą.

   Darbuotojų skundai dėl pernelyg daug informacijos, nepakankamai informacijos ir netgi pernelyg daug informacijos, ir toliau bus rezonuojami darbo vietose. Jūs niekada neišgydysite komunikacijos problemos, tačiau, pasišventus ir apgalvotai, galite padidinti tiek tarpasmeninio bendravimo, tiek darbo vietos komunikacijos efektyvumą.

   Daugiau susijusių su veiksminga darbo vietos komunikacija

   1. Gaukite grįžtamąjį ryšį su malone ir orumu
   2. Kaip sukurti savo emocinį intelektą
   3. Kaip laikyti sunkų pokalbį
   4. Atsiliepimas