Išsami projekto valdymo užduoties apžvalga

Projektų valdymo institutas (PMI) projekto valdymą apibrėžia kaip „projekto reikalavimų įgyvendinimą, pritaikydamas projekto veiklai žinias, įgūdžius, priemones ir metodus. Tai pasiekiama naudojant projektą, planuojant, vykdant, kontroliuojant ir uždarant projektą."

Nors šis apibrėžimas gali atrodyti sudėtingas, projektų valdymo principai iš tikrųjų yra pagrįsti sveiku protu ir praktiškumu. Nesvarbu, ar norite savo klientams suteikti projektų valdymą, ar jūsų tikslas yra tapti projekto vadovu, žingsnis po žingsnio apsvarstykite projekto valdymo pagrindus. Prieš pradėdami, nustatykite, ar paslauga, kurią ketinate pasiūlyti (arba užduotis, kurią naudojate) yra tikrai projektas.

Bendras valdymas Versus projektų valdymas

Kaip nuspręsite, ar kažkas yra ar nėra projektas? Norėdami tai padaryti, atskirite dvi skirtingas valdymo sritis į funkcinį (arba bendrą) valdymą ir projektų valdymą.

Funkcinis arba bendras valdymas yra nuolatinis užduoties veikimas. Vienas iš pavyzdžių galėtų būti tai, kad turite technologijų kompaniją ir turite klientą, kuriam teikiate atsarginę paramą, ir jūs nuolat valdote savo metinę sąskaitą, paspaudę savo serverių atsargines kopijas ir pateikdami savaitės veiklos ataskaitą. Jei tai darote penkerius metus ir turite sutartį su klientais, jūsų darbas yra tęstinis ir todėl bendras arba funkcinis.

Tačiau, jei jūsų klientas nori įdiegti naują turinio valdymo sistemą ir jie turi vienerius metus, kad sukurtų naują sistemą ir paprašytų jūsų vadovauti, jūsų klientas įtraukė jus į projektą.

Panašiai, jei dirbate su žmogiškaisiais ištekliais ir jūsų darbas yra valdyti departamento biudžetą ir prižiūrėti jaunesnius partnerius, tuomet turite funkcinį darbą, nes tai nuolatinis darbas, kuriame nėra apibrėžtos apdailos.

Kita vertus, jei turite tą patį žmogiškąjį darbą ir jūsų departamento direktorius prašo įdiegti naują įdarbinimo programą (ir suteiks jums galutinį terminą ir biudžetą) ir paves jus projekto vadovu, tai yra projektas, nes turi pradžios ir pabaigos datą, o užduotis įvyksta tik vieną kartą.

Jūsų projekto vizualizavimas į tris dalis

Dabar, kai suprantate, kas yra projekto esmė, galite atidžiau pažvelgti į projektų valdymą. Pavyzdžiui, naudodamiesi įdarbinimo programa, dabar, kai žinote, kad yra reikalingas projektas, kitas žingsnis yra apibrėžti reikiamą apimtis, laiką ir biudžetą.

Projektų valdymas - tai įdarbinimo programos projekto apimties, biudžeto ir laiko planavimas, organizavimas ir kontrolė. Norėdami padėti vizualizuoti projektą, atkreipkite paprastą piramidę. Kiekviena piramidės linija yra viena iš trijų pagrindinių projekto dalių (t. Y. Apimtis, laikas ir biudžetas). Tuščia erdvė piramidės viduryje yra kokybę iš pristatyto produkto. Piramidė yra svarbi priemonė, į kurią reikia nepamiršti, kai planuojate savo projektą, nes, nes jūsų trys pagrindinės dalys auga arba mažėja, produkto kokybė yra paveikta.

Projekto apimtis

Apibrėžti taikymo sritį dažnai yra sudėtingiausia ir sudėtingiausia projekto valdymo dalis. Išsami informacija apie projektą iš pradžių nėra žinoma, todėl įvertinama, kokių veiksmų ir užduočių reikia projektui įgyvendinti. Apimtis apima visas įvairias veiklas ir užduotis, kurių bus imtasi norint pagaminti galutinį produktą, kurį pristatysite. Projekto apimties nustatymas padės nustatyti laiką ir biudžetą, kurio reikia norint užbaigti projektą.

Geras būdas pradėti tiesiog užsirašyti, kas, jūsų manymu, reikalinga užduoties užbaigimui. Be to, pasikonsultuokite su kitais, kad gautumėte išsamų visų susijusių veiksmų vaizdą.

Projekto laikas

Sukūrę pradinę taikymo sritį, galite pradėti priskirti laiką kiekvienai veiklai ir užduočiai, be to, ieškoti projektų didesnio vaizdo. Paklauskite savęs, kokia veikla bus vykdoma tuo pačiu metu ir kas vyksta nuosekliai. Be to, atkreipkite dėmesį į tai, kiek žmonių peržiūrės projekto veiklą, nes tai paveiks laiką, kurį reikės atlikti. Stebina, kiek laiko gali užtrukti paprasta užduotis, kai trys žmonės turi ją peržiūrėti. Apskaičiavę laiką, kurio reikia, kad užbaigtumėte bendrą veiklą ir užduotis, esate pasiruošę sukurti projekto tvarkaraštį, kurio reikia projekto komandai.

Projekto biudžetas

Šiuo metu nustatėte, kas (apimtis) ir projekto trukmė (laikas). Dabar laikas nustatyti biudžetą. Panašiai kaip skaičiuojant projekto trukmę, dažnai turėsite pasikonsultuoti su kitais, įskaitant skyrių vadovus, kad nustatytumėte tikslų biudžetą. Biudžetą sudaro keli aspektai, įskaitant žmonių ir medžiagų, susijusių su vykdoma veikla, naudojimą ir tai, kiek laiko (t. Y. Žmonės) reikės ir kokios medžiagos bus naudojamos.

Bendravimas yra raktas

Dažnai klientas (arba bosas) nori, kad projektas būtų baigtas per iš anksto nustatytą laiką ir biudžetą, neatsižvelgiant į projekto apimtį. Problema yra ta, kad beveik visada projekto apimtis negali būti pagrįstai užbaigta atsižvelgiant į laiko ir biudžeto apribojimus. Vadinasi, dalis projekto valdymo yra derybos dėl projekto apimties su klientu ar bosu. Per derybų procesą, taip pat visą projekto trukmę, geras aiškus bendravimas yra vienas svarbiausių įgūdžių, kurių jums reikės.

Kuo aiškiau pranešate apie iššūkius kelyje, laimingesnis jūsų klientas ar bosas.