Projekto valdymo struktūros

Ar žinote, koks yra projekto valdymas ir koks jis atrodo? Arba ką daryti, jei dirbate aplinkoje, kur jos nėra? Pradėkime nuo apibrėžimo.

Projektų valdymas: apibrėžimas

„Valdymas“ projektų valdymo terminuose reiškia politiką, procesus, standartus, procedūras ir gaires, pagal kurias nustatoma, kaip jūsų organizacija vadovauja, valdo ir kontroliuoja projektus.

Valdymas gali būti platus ir „sunkus“, turintis daug biurokratijos, arba neryškus ir „lengvas“ (tokiu atveju jis tikriausiai yra neveiksmingas). Vadybininkai turėtų siekti tinkamo jų aplinkos ir kultūros valdymo lygio. Užtikrinti, kad jūsų valdymo politika būtų tinkama tikslams, būtina užtikrinti, kad jos būtų veiksmingos.

Valdymas prasideda viršuje. Bendrovės valdyba turėtų būti pasiryžusi laikytis gero valdymo idėjos ir tai, kad projektai turėtų būti tinkamai valdomi pagal nustatytas gaires. Šis požiūris ir tikėtini standartai bus filtruojami į projektų lentas ir projektų vadovus (ir programų grupes, jei tokios yra).

Kodėl Projektų valdymas?

Jūsų projekto rėmėjas ir kiti pagrindiniai suinteresuotieji subjektai nori žinoti, kad projekto biudžetą išleidžiate teisingai. Jie nori, kad stebėtumėte, kaip efektyviai sekate savo projekto pažangą ir, jei reikia, valdote projekto riziką.

Tačiau gero projektų valdymo pagrindas yra didesnis.

Valdymą reikalauja klientai, ypač viešajame sektoriuje. Vyriausybės ir reguliuotojai prašo (ir kai kuriais atvejais) įgyvendinti tam tikrus standartus tam tikriems projektams. Valdymas nėra tik vidinė problema: daugelis reguliuojamose rinkose veikiančių bendrovių turės laikytis išorės teisės aktų, pvz., „Sarbanes-Oxley“, nurodymų. Projektų valdymas sudaro nedidelę dalį, kad galėtumėte įrodyti, kad jūsų įmonė veikia efektyviai ir vadovaudamasi konkrečiomis jūsų pramonės šakos gairėmis ir nuostatomis.

Projekto valdymas taip pat padeda jums:

• Pagerinkite investicijų grąžą ir efektyviai sekite šias investicijas
• Įsigykite projektams
• Venkite bendrų priežasčių, kodėl projektai nepavyksta
• Efektyviau bendrauti
• Supažindinti su standartizavimu visuose projektuose, kad būtų lengviau palyginti rezultatus
• Sumažinkite riziką
• Sukurti ir motyvuoti darbuotojus struktūrizuotoje aplinkoje

Kaip atrodo projektų valdymas

Taigi dabar mes žinome, koks yra projektų valdymas, kaip jis atrodo kaip projektas? Čia pateikiamos veiklos rūšys, parodančios valdymą projekto aplinkoje:

• Yra drausmingas projektų valdymo ciklas, į kurį įtraukiami apibrėžti punktai patvirtinimui. Tai yra klausimai, kuriuose aptariamas projekto gyvybingumas ir priimamas sprendimas, ar tęsti darbą, ar ne.
• Projektai turi aiškų verslo atvejį, o verslo atvejai turi pakankamai informacijos, kad valdymo komandos galėtų priimti teisingus sprendimus.
• Šie sprendimai yra tinkamai dokumentuojami ir perduodami.
• Projektuose dirbantys žmonės apibrėžė vaidmenis ir atsakomybę.
• Yra tęstinio mokymosi kultūra, leidžianti projekto komandoms nuolat tobulinti ir diskutuoti apie mokymą be kaltės aplinkoje.

• Yra procesų ir procedūrų, kurios leidžia projekto komandoms peržiūrėti savo projektą ir, jei reikia, paprašyti nepriklausomos paramos.
• Suinteresuotosios šalys dalyvauja ir pasitiki procesu.
• Projekto komandas sudaro asmenys, patyrę ir kvalifikuoti atitinkamuose vaidmenyse.

Projektų valdymas yra susijęs su organizacijos valdymo struktūromis. Jei manote, kad pagrindinis projekto valdymo tikslas yra užtikrinti, kad projektai būtų vykdomi teisingai, galite pamatyti, kaip jis susieja su finansų valdymu įmonių lygmeniu, įmonių rizikos valdymu ir kt.

Projektų valdymas turėtų būti sklandžiai pritaikytas jūsų dabartiniams organizaciniams procesams. Kitaip tariant, nesukurkite visiškai naujo finansų valdymo proceso, kai jau turite tą, kuris veikia kitose srityse! Naudokite šiuo metu egzistuojančius ir patobulinkite verslo procesus, kad jie būtų tinkami naudoti projekto aplinkoje.

5 Projekto valdymo sritys

Kai pradėsite ieškoti jo, suprasite, kad projektų valdymas yra visapusiškas per visus projekto valdymo elementus. Tačiau yra keletas pagrindinių sričių, kuriose valdymas yra ypač svarbus.

1. Metodika ir procesai: Tai padeda jums patikimai ir tvariai dirbti.
2. Žinių valdymas: tai labai svarbu, kad būtų išmoktos pamokos ir kad organizacija mokytųsi iš projekto patirties. Žinių valdymas yra būtinas, jei norite nutraukti tą pačią klaidą kelis kartus.
3. Projekto valdymo trukmė: didėjant organizaciniam projektų valdymo terminui, taip galėsite sėkmingai pasiekti.
4. Aukščiausio lygio supirkimas: įsipareigojimas vykdyti projektų valdymą prasideda viršuje. Jei turite valdymo paramą, tai pakils visuose verslo lygmenyse, o požiūris į valdymą bus tvaresnis.

1. Paramos kultūra: paramos kultūra, o ne kaltė, užtikrins, kad projektų vadovai turėtų tinkamą aplinką klestėti. Paramos kultūra, vadovaujama Projekto valdymo biuro ar projekto direktoriaus, padės projekto vadovams pasiekti savo tikslus ir projekto tikslus.

Ką daryti, jei nėra įmonės standarto

Daugelis smulkių organizacijų projektų vadovų patys vykdo projektus remiančioje aplinkoje, kur yra projektų įsigijimo koncepcija, tačiau be oficialių organizacinių struktūrų, nuo kurių galima pasinaudoti.

Esant tokiai padėčiai - ir tai nėra vien tik mažoms organizacijoms - projektuojate savo projekto valdymo modelį nuo nulio. Jei nėra projekto valdymo požiūrio, kad galite atsiimti lentyną ir pritaikyti savo projektui, turėsite sukurti savo.

Tai nėra taip sunku, kaip atrodo!

Pradėkite nuo pagrindų nustatymo:

• Sukurkite vaidmenų ir atsakomybės dokumentą
• Įsitikinkite, kad turite projekto rėmėją
• Įsitikinkite, kad turite projekto valdybą arba valdymo grupę ir organizuojate reguliarius susitikimus, kurių metu jūs dalyvaujate ir skelbiate
• Sukurti rizikos valdymo procesą
• Nustatykite pakeitimų valdymo procesą
• Sukurkite taškus į savo projekto tvarkaraštį, kuriame patikrinate projekto gyvybingumą pagal pradinius verslo atvejo tikslus (kiekvieno etapo pabaiga yra natūralus taškas, kad būtų galima atlikti šiuos patikrinimus).

Galiausiai tai yra projekto rėmėjo pareiga užtikrinti tinkamą valdymą, tačiau projektų vadovai taip pat gali aktyviai dalyvauti šiame procese.

Valdymas gali būti vienas iš sausesnių dalykų projektų valdyme, tačiau tai vienas iš svarbiausių. Taip vadovaujančios komandos supranta, kad dirbate gerai, ir įsitikinkite, kad projektas yra toks, koks turėtų. Jame taip pat pateikiami patikrinimai ir balansai, kurių reikia, kad vadovai žinotų, jog pinigai išleidžiami taip, kad būtų tinkami ir suderinti su verslo byla.