Kaip sukurti veiksmingą susitikimo darbotvarkę

Susitikimo darbotvarkė yra elementų, kuriuos dalyviai tikisi įvykdyti susitikime, sąrašas. Darbotvarkė turėtų būti paskirstyta prieš susitikimą, minimaliai prieš 24 valandas, kad dalyviai galėtų pasirengti susitikimui. Pageidautina, jei įmanoma, darbotvarkę pateikti prieš kelias dienas iki posėdžio.

Susitikimų darbotvarkės rengimas

Pirma, nustatykite, ar kitiems darbuotojams reikia padėti planuoti susitikimą. Tada nuspręskite, ką tikitės pasiekti, surengdami susitikimą ir nustatydami savo susitikimui keliamus tikslus. Jūsų nustatyti tikslai sudarys veiksmingo susitikimų plano pagrindą. Įsitikinkite, kad planuojate daugiau nei yra įmanoma pasiekti per susitikimo laiką.

Kaip pasakė Stephen Covey „Labai efektyvių žmonių 7 įpročiai“, „Pradėkite galvoje“. Jūsų susitikimo tikslas nustatys susitikimo tikslą, susitikimo darbotvarkę ir susitikimo dalyvius.

Tada apsvarstykite, kiek laiko jums reikia kiekvienam darbotvarkės klausimui. Jei posėdis trunka vieną valandą ir turite penkis darbotvarkės punktus, tai suteikia jums bendrą idėją apie laiką, kurį dirbate. Tai nereiškia, kad kiekvienas darbotvarkės klausimas turi būti tiksliai 12 minučių, tačiau penki kartu akivaizdžiai negali būti vidutiniškai ilgesni.

Sprendimai padaryti

Nustačius bendrą tikslą, jūs arba jūsų komanda turi priimti tam tikrus sprendimus. Be susitikimo tikslo ar tikslo, taip pat įtraukite į savo darbotvarkę:

• Susitikimo data, laikas ir vieta
• Dalyviai turėjo susitikimą
• Diskusijos dalykai
• Laikas, kurį tikitės grupei, turės aptarti kiekvieną elementą
• Pasirengimas susitikimui. Tai apims bet kokį skaitymą, dokumentaciją, duomenis, susitikimo protokolus iš ankstesnio posėdžio ar bet kokį kitą parengimą, kuris leis jūsų faktiniam susitikimui sėkmingai. Atitinkami dokumentai turėtų būti pridėti prie posėdžio pranešimo ir darbotvarkės, kai juos paskirstote pakviestiems dalyviams.

Identifikuojantys dalyviai

Nusprendę, kad susitikimas yra būtinas jūsų tikslui pasiekti, turite sukurti dalyvių sąrašą. Ne kiekvienas darbuotojas gali dalyvauti arba turėtų dalyvauti kiekviename susitikime, tačiau teisingų dalyvių pakviesimas padidins jūsų sėkmės tikimybę. Nustatykite savo dalyvius užduodami sau klausimų:

• Kas turi turėti grupės sprendimą?
• Kas priklauso procesui, dėl kurio grupė diskutuoja?
• Kas turi žinoti, kokią informaciją platinate?
• Kas gali pateikti duomenis ir faktus, kad būtų galima priimti sprendimus?
• Kas turi patirties ar patirties dalytis su grupe?
• Kas turi remti bet kokių sprendimų ar užduočių įgyvendinimą?
• Kas turi suteikti leidimą ar išteklius susitikimo rezultatams pasiekti?
• Kas galėtų prieštarauti bet kokių sprendimų ar krypčių įgyvendinimui?

Reguliariai planuojami susitikimai

Ne kiekvienam susitikimui reikalinga pagal užsakymą sukurta darbotvarkė. Dauguma darbuotojų reguliariai rengia susitikimus savo departamentams ar darbo grupėms. Jūs taip pat turite komandų ir projektų, kuriuose dalyvaujate.

Vykdomas projektas gali nereikalauti naujai parengtos darbotvarkės kiekvienam susitikimui, tačiau jūsų komanda bus gerai įteikta priimant standartinį požiūrį į jūsų susitikimą.

Reguliariai planuojamas darbuotojų susitikimas suskirstytas į tris segmentus, kurių kiekvienas turi standartinius darbotvarkės punktus:

1. Informaciniai elementai: Užrašykite visus darbotvarkės elementus, kurie yra informaciniai kiekvienam susitikimui. Pavyzdžiui, vadybininkas atnaujina grupę apie vyresniojo vadovų susitikimo rezultatus.
2. Veiksmų elementai: Pateikite darbotvarkėje visus elementus, kuriuos tikitės, kad grupė norės peržiūrėti kiekvieną reguliarų susitikimą. Pvz., Biudžeto vykdymas per laikotarpį ir išlaidų taupymo bei nuolatinių patobulinimų, kuriuos grupė planuoja pasiekti, nustatymas.
3. Persiųsti planavimą: Į darbotvarkę įtraukite visus elementus, kuriuos grupė nori planuoti arba iš anksto pasiruošti. Pvz., Artimiausio mėnesio tikslai arba būtinybė bendradarbiauti dėl būsimų užduočių.

Jei vykdote susitikimo darbotvarkę, laikykitės šių gairių, padidinsite tikimybę, kad jūsų susitikimas bus našesnis.

Ką įtraukti

Reguliariai suplanuoto susitikimo darbotvarkė gali padėti jums pasiekti rezultatus, įtraukiant kai kuriuos pagrindinius elementus:

• Įšilimas ir sveikinimai. Apsvarstykite trumpą ledo pertraukiklį, priklausomai nuo to, kaip dažnai grupė susitinka.
• Peržiūrėkite susitikimo tikslą, darbotvarkę ir numatomus rezultatus bei produktą.
• Peržiūrėkite, pataisykite (jei reikia) ir patvirtinkite ankstesnio posėdžio protokolą.
• Pateikite atitinkamą departamento ir įmonės informaciją, kurios reikia komandai.
• Peržiūrėkite veiklos, veiksmų planų ir įsipareigojimų pažangą. Peržiūrėkite grupės pažangą įgyvendinant tikslus.
• Aptarti ir priima sprendimus dėl šio posėdžio darbotvarkės klausimų.
• Nustatykite kitus veiksmus.

• Nustatykite kito susitikimo tikslą, rezultatus ir darbotvarkę.
• Posėdžio pabaigoje užrašų gavėjas turėtų persvarstyti susitikimo metu žmonių prisiimtus įsipareigojimus.
• Nustatykite bet kokią pagalbą, reikalingą iš žmonių, kurie nėra grupėje, ir priskirkite dalyviams susisiekti.
• Nustatykite, kas iš susitikimo dalyvių turi žinoti, ką ir kokiu būdu nuspręsite, kaip atliksite komunikaciją.
• Pasiskirstykite protokolus per 24 valandas nuo susitikimo arba nedelsiant, jei užrašų gavėjas juos paėmė elektroniniu būdu.