Kaip parašyti informacinį laišką

Svarbu žinoti, kaip parašyti informacinį laišką, nes beveik visi yra prašomi pateikti savo karjerą. Nesvarbu, ar tai yra darbuotojas, draugas, ar kažkas, su kuriuo dirbote, svarbu pasiruošti parašyti veiksmingą rekomendacinį laišką.

Toliau skaitykite patarimus, kaip parašyti informacinį laišką, taip pat kokias medžiagas paprašyti kandidato, o kada pasakyti ne (ir kaip pasakyti ne) rašyti laišką kitam.

Nuorodos laiškai arba rekomendaciniai laiškai

Nuorodinis laiškas, dar vadinamas rekomendaciniu laišku, yra laiškas, kuriame kalbama apie asmens darbo patirtį, įgūdžius, žinias, asmenines savybes ir (arba) akademinius rezultatus. Jį parašė buvęs darbdavys, kolega, klientas, mokytojas arba kitas asmuo, galintis teigiamai kalbėti apie šį asmenį.

Kai jums reikia nuorodų

Jums reikia nuorodų raidžių, paprastai apie tris iš jų, kada jūs kreipiatės į darbo vietas, stažuotes, savanorių pareigas, kolegijas ir studijų programas. Nuorodinis laiškas yra teigiamas jūsų įgūdžių ir atributų patvirtinimas, kurį parašė kažkas, susipažinęs su jūsų darbu, charakteriu ir pasiekimais.

Nuorodos laiške paaiškinama, kodėl skaitytojas turėtų pasirinkti jus ir kas jums suteikia galimybę kreiptis. Laiškus gali prašyti organizacija, kuri svarsto asmenį įsidarbinimui ar priėmimui institucijoje, arba juos gali pasiūlyti darbo ieškantis asmuo arba pareiškėjas.

Kas yra įtraukta į informacinį laišką

Nuorodinis laiškas yra teigiamas jūsų įgūdžių ir atributų patvirtinimas. Jame paaiškinama, kodėl skaitytojas turėtų pasirinkti jus ir kas jums tinka dėl jūsų prašomos galimybės.

Aprofesionalus informacinis laiškas paprastai parašo vadovas, kolega, klientas, mokytojas ar profesorius, gerai susipažinęs su jūsų pasiekimais darbo tipo nustatymuose. Paprastai tai apima jūsų pozicijos ir atsakomybės aprašymą, savo laiko trukmę įmonėje ir savo sugebėjimus, kvalifikaciją ir įnašus į organizaciją.

Simbolis arbaasmeninis informacinis laiškas gali parašyti šeimos draugas, mentorius ar kaimynas, kuris gali patvirtinti bruožus, kurie leistų jums tapti geru kandidatu į jūsų ieškomą poziciją. Jame paaiškinama, kaip rašytojas žino jus ir aptaria jūsų asmenines savybes, kaip jos būtų taikomos darbo nustatymuose.

Ką daryti prieš rašydami informacinį laišką

Pagalvokite prieš sakydami „Taip“.Prieš sutikdami rašyti laišką, įsitikinkite, kad jaučiate, jog galite parašyti teigiamą informacinį laišką šiam asmeniui. Jei jūs gerai nežinote asmens arba nemanote, kad galite kalbėti labai apie asmens įgūdžius ar gebėjimus, tai gerai, jei norite atsisakyti prašymo dėl rekomendacijos.

Geriau pasakyti „ne“, kad rašytumėte rekomendaciją, o ne parašykite neigiamą nuorodą asmeniui.

Jūs galite būti neapibrėžtas, kai atsisakote prašymo, tiesiog sakydamas: „Nemanau, kad man būtų geriausias asmuo jums parašyti rekomendaciją.“ Jei įmanoma, pasiūlykite kitam asmeniui, kuriam jie gali paklausti.

Prašyti informacijos. Gera idėja paprašyti asmens pateikti savo CV arba CV kopiją, net jei juos jau seniai žinojote. Jie gali turėti naują akreditaciją ar pasiekimus, ir jūs norite pateikti kuo daugiau dabartinės informacijos. Tai taip pat padės jums pateikti gaires, kurios bus naudojamos sudarant laišką.

Jei informacinis laiškas skirtas konkrečiai užimtumo galimybei, taip pat paprašykite darbo skelbimo kopijos. Panašiai, jei informacinis laiškas skirtas konkrečiai mokyklai ar programai, paprašykite informacijos apie mokyklą. Kuo daugiau informacijos, tuo lengviau rašyti laišką.

Gaukite visą informaciją.Kartu su prašymu pateikti informaciją apie kandidatą, gaukite visą reikalingą informaciją apie tai, kaip pateikti laišką. Paklauskite, kuriam laiškui reikia išsiųsti laišką, kai jis yra, ir kokiu formatu laiškas turi būti. Taip pat paklausti, ar yra kokių nors duomenų, kuriuos mokykla ar darbdavys nori įtraukti į jūsų laišką.

Ką įtraukti į informacinį laišką

Jei kandidatas nepateikia jums formos, pagal kurią parašyti savo rekomendaciją, nuorodą turėtumėte parašyti kaip oficialų laišką. Nuorodos laiškas turėtų prasidėti nuo jūsų ir darbdavio kontaktinės informacijos (vardas, pavardė, adresas, telefono numeris, el. Paštas), po kurio nurodoma data. Jei tai yra el. Laiškas, o ne faktinis laiškas, parašo pabaigoje įrašykite savo kontaktinę informaciją.

Kontaktinė informacija ir sveikinimas:Jei rašote laišką asmeniui ar nuomos komitetui, įrašykite jų kontaktinę informaciją laiško viršuje ir sveikinimo metu. Jei rašote bendrą laišką, galite rašyti „Kam jis gali rūpintis“ arba tiesiog pradėti laišką su pirmuoju punktu.

Sveikinimas: Pradėkite laišką su „Gerb. P. Jei nežinote darbdavio pavardės, tiesiog parašykite: „Gerb. Jei kandidatas kreipiasi į akademinę programą, galite parašyti „Gerbiami priėmimo komitetai“.

Įvadas: Paaiškinkite savo santykius su asmeniu, kuriam rašote laišką. Galite įtraukti, kiek laiko jūs žinotės asmenį. Tada paaiškinkite, kodėl rašote laišką. Būtinai nurodykite įmonės, darbo, mokyklos ar galimybės, į kurią asmuo kreipiasi, pavadinimą. Pavyzdžiui, „Aš buvau Džeimso Smito vadovas XYZ kompanijoje pastaruosius penkerius metus. Džiaugiuosi galėdamas jį rekomenduoti ABC Company vadovo buhalteriui.

Kūno apžvalga:Laiške pateikiama konkreti informacija apie kandidato asmenines savybes (kūrybiškumą, kantrybę, pasitikėjimą ir pan.), Konkrečius įgūdžius (puikius bendravimo įgūdžius, organizacinius įgūdžius ir pan.). Būkite kuo konkretesni.

Pirmoji dalis: Pirmoje informacinio laiško dalyje paaiškinamas jūsų ryšys su rekomenduojamu asmeniu, įskaitant tai, kaip jas žinote, ir kodėl esate kvalifikuotas rašyti nuorodos laišką, kuriame rekomenduojama įsidarbinti ar baigti mokyklą. Nurodykite santykius (asmeninius ar profesinius) su asmeniu, kurį rekomenduojate.

Antroji dalis (ir trečioji ir ketvirtoji)

Informacinio laiško vidurinėse dalyse pateikiama informacija apie asmenį, apie kurį rašote, įskaitant, kodėl jie yra kvalifikuoti, ir ką jie gali prisidėti. Jei reikia, naudokite daugiau nei vieną pastraipą, kad pateiktumėte išsamią informaciją. Būkite konkretūs ir dalinkitės pavyzdžiais, kodėl šis asmuo yra kvalifikuotas kandidatas. Jei galite, susieti konkrečius atvejus, kai stebėjote asmenį sėkmingai naudodamiesi įgūdžiais, reikalingais padėčiai.

Stenkitės apibūdinti savybes ir įgūdžius, susijusius su konkrečiu darbu, mokykla ar galimybe. Pavyzdžiui, jei asmuo kreipiasi dėl vadovo darbo, sutelkti dėmesį į asmens vadovavimo ir bendravimo įgūdžius.

Laiško uždarymas

Baigiamojoje dalyje siūlome pateikti daugiau informacijos ir įtraukti savo kontaktinę informaciją (telefoną ir el. Paštą), kad galėtumėte pateikti žodinę rekomendaciją arba prireikus atsakyti į kitus klausimus. Taip pat galite pakartoti, kad rekomenduojate šį asmenį „nuoširdžiai“ arba „be išlygų“.

Parašas: Pabaikite laišką su parašu, parašytu rankiniu būdu, o po to įveskite įvestą vardą. Jei tai yra el. Laiškas, tiesiog įveskite savo įvestą pavadinimą, o po to - kontaktinę informaciją.

Rekomendacija Laiško ilgis, formatas ir šriftas

Prieš pradėdami rašyti laišką: Paprašykite kandidato atsiųsti jums savo gyvenimo aprašymą, transkripciją, CV arba kitas medžiagas, kurios padės tiksliai apibūdinti asmenį. Taip pat galite paprašyti aprašyti poziciją, dėl kurios jis kreipiasi, ir informaciją apie įmonę. Kuo daugiau informacijos turite, tuo lengviau bus parašyti tvirtą rekomendaciją.

Ilgis: Rekomendacinis laiškas turėtų būti daugiau nei viena arba dvi dalys; šis trumpas laiškas rodo, kad jūs gerai nežinote asmens arba visiškai nepatvirtinate jų. Tačiau norite, kad laiškas būtų glaustas ir sutelktas į keletą pagrindinių punktų, todėl venkite rašyti daugiau nei vieną puslapį. Trijų ar keturių dalių, paaiškinančių, kaip žinote asmenį ir kodėl jūs rekomenduojate juos, yra tinkamas ilgis.

Formatas: Rekomendacinis laiškas turėtų būti išdėstytas atskirai, tarp jų turi būti tarpas. Naudokite apie 1 „puslapio viršų, apačią, kairę ir dešinę pusę“ ir suderinkite tekstą į kairę (daugumos dokumentų derinimas).

Šriftas: Naudokite tradicinį šriftą, pvz., „Times New Roman“, „Arial“ arba „Calibri“. Šrifto dydis turėtų būti nuo 10 iki 12 taškų, todėl jį lengva skaityti. Šrifto dydžio koregavimas yra geras būdas išlaikyti jūsų laišką viename puslapyje.

Redaguoti:Prieš siųsdami jį perskaitykite savo laišką. Jūs galite turėti ką nors kito redaguoti laišką, bet paslėpti kandidato vardą, kad būtų išsaugotas jo privatumas.

Nuorodos laiškas

Galite naudoti šį nuorodos raidės pavyzdį kaip modelį. Atsisiųskite šabloną (suderinama su „Google“ dokumentais ir „Word Online“) arba skaitykite toliau pateiktą teksto versiją.

Atsisiųskite Word šabloną

Nuorodos laiško pavyzdys (teksto versija)

Melissa Bradley

123 Verslo Rd.

„Business City“, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

2018 m. Rugsėjo 1 d

Jim Lee

Žmogiškieji ištekliai

Saber Marketing & PR

321 verslo pr.

„Business City“, NY 12345

Gerbiamasis pone Lee, Man malonu rekomenduoti Sarah Jones už skaitmeninės rinkodaros vadybininką Saber Marketing & PR. Būdamas „A & B Media“ rinkodaros direktoriumi, turėjau malonumą dirbti kaip Saros vadovė, kai ji čia dirbo kaip prekybos partnerė. Atsakingas, punktualus ir labai ryškus, Sarah buvo vienas geriausių talentų „A & B Media“, ir aš visiškai pritariu jos kvalifikacijai ir įgūdžių rinkiniui.

Man buvo nuolat įspūdį apie žinias, kurias ji atnešė į stalą, ir jos atsidavimą likti naujausioje srityje. Sarah sujungia aštrius analizės įgūdžius su stipria intuicija, ir aš visada žinojau, kad galiu pasikliauti juo, kad įvykdytų terminus ir viršytų mūsų lūkesčius. Per dvejus metus su mumis ji pasiekė daugybę pasiekimų - nuo 20 proc. Padidinti savo socialinės žiniasklaidos įsitraukimą iki 10 proc., Sumažindama mūsų interneto svetainių grąžinimo rodiklį, 15 proc.

Nors „Sarah“ profesionalus sumanumas buvo labai vertingas „A & B Media“, ji taip pat buvo puikus komandos žaidėjas. Optimistiški, patrauklūs ir lengvai draugiški, Sarah buvo tikras džiaugsmas turėti biurą ir skatino daug teigiamų santykių mūsų skyriuje, taip pat visoje įmonėje.

Tai sakydamas, esu labai įsitikinęs savo rekomendacija ir tikiu, kad Sarah būtų puikiai tinka Saber Marketing & PR. Jei norėtumėte toliau kalbėti apie savo patirtį dirbant su Sarah, rašykite man adresu [email protected] arba skambinkite telefonu 555-555-5555.

Pagarbiai

Melissa Bradley

Rinkodaros direktorius, A & B Media

Laiško formatavimas

Jei siunčiate laišką darbdaviui ar mokyklai, būtinai vadovaukitės tinkamu verslo laiško formatu. Tai apima jūsų kontaktinės informacijos, datos ir asmens, gaunančio jūsų laišką (paprastai nuomos valdytoją), įrašą laiško viršuje. Taip pat įtraukite savo ranka parašytą parašą fizinės raidės apačioje.

Tačiau, jei siunčiate šį laišką el. Paštu, laiško viršuje nereikia nurodyti jokios kontaktinės informacijos ar datos. Vietoj to, užsirašykite savo kontaktinę informaciją po el. Pašto parašo. Taip pat įsitikinkite, kad turite aiškią, glaustą temos eilutę, kurioje išvardyti kandidato vardas, darbas, kurį jie prašo (jei taikoma), ir jūsų laiško tikslas. Pavyzdžiui, temos eilutė gali būti skaitoma: „Rekomendacija dėl pavardės pavardės - žmogiškųjų išteklių padėjėjo darbas“.

Naudokite nuorodos laiško šabloną

Jei nesate tikri, ką rašyti, naudokite orientacinio laiško šabloną ir pritaikykite ją, kad įtrauktumėte savo informaciją. Šablonas yra naudingas būdas matyti, kaip formuoti laišką ir ką įtraukti į laišką.

Taip pat galite peržiūrėti daugiau pavyzdinių nuorodų laiškų idėjoms apie tai, ką įtraukti į savo laišką. Tačiau nepamirškite pakeisti raidės taip, kad jis būtų taikomas tam asmeniui, kuriam rašote laišką.