Kaip organizuoti savo darbą

Vienintelis laikas, kai, atrodo, galvojate apie svarbius dokumentus, yra tada, kai jums jų reikia. Ir, dažnai, jūs negalite jų rasti, kai jums jų reikia, nes jūs neturite organizuotos ir centralizuotos jūsų svarbių dokumentų saugojimo sistemos ir (arba) paskutinį kartą, kai jums jų reikėjo, paprasčiausiai jį grąžinote į jūrą. popierius jūsų namų biure, o ne atgal, kur jis priklausė.

Darbo pradžia

Su visais savo svarbiais dokumentais paplitę visame namuose, jūs daug laiko ir energijos, ieškodami jų. Jūs taip pat rizikuojate prarasti kai kuriuos iš jų visiškai. Tačiau keliais paprastais žingsniais šį savaitgalį galite organizuoti svarbius popierinius dokumentus!

Jums reikės nedidelio dviejų stalčių laikymo spintos arba nešiojamų pakabinamų failų dėžutės, daugiaspalvių pakabinamų failų (6 skirtingos spalvos), manilės trečiosios iškirptos viršutinės kortelės ir priešgaisrinės saugos (neprivaloma). Arba galite įsigyti didelius segtuvų ir skirtukų lapus. Kai jūs turėsite prekes, yra šeši žingsniai, kuriuos atliksite, kad galėtumėte tvarkyti savo dokumentus.

Surinkite dokumentus

Kad galėtumėte tvarkyti visus svarbius dokumentus, juos reikia surasti. Kartais lengviau pasakyti, nei padaryti.

Patikrinkite savo namų biurą stalčiuose ir popierius, sukrauti ant stalo ar stalo. Patikrinkite popieriaus krūvas, kurios užteršia jūsų virtuvės stalviršius, taip pat virtuvės stalčius ir krepšius. Pažvelkite į savo miegamojo garderobą ir naktinį stalą (galėtumėte juos palikti ryte skubėti ir pamiršti apie juos). Paskutinis, bet ne mažiau svarbus, patikrinkite savo piniginę ar portfelį dėl svarbių dokumentų, kuriuos jūs netyčia vis dar vežate.

Kategorizuoti

Svarbiausi dokumentai priskiriami vienai iš šių šešių kategorijų. Rūšiuoti visus surinktus dokumentus taip:

1. Namų ir nuosavybės įrašai - hipotekos, nuosavybės teisės, namų tobulinimo projektai ir įplaukos, prietaisų vadovai ir garantijos, informacija apie nekilnojamąjį turtą, namų draudimo polisai ir vadovai
2. Automatiniai įrašai - pavadinimai, priežiūros įrašai, draudimo polisai ir informacija, paskolos informacija ir mokėjimo įrašai
3. Sveikatos įrašai - draudimo polisai, sveikatos draudimo išmokų vadovai, medicininių išmokų paaiškinimas, gydytojo sąskaitos, receptų sąrašai, lanksti informacija apie išlaidas, medicininės kvotos, medicinos direktyvos, gyvybės draudimo polisai

1. Finansiniai įrašai - banko ataskaitos, mokesčių deklaracijos, mokesčių atskaitymai, investiciniai įrašai, paskolos įrašai, kredito kortelės ataskaitos
2. Elektronikos įrašai - mobiliųjų telefonų sutartys ir vadovai; pardavimų įplaukos ir garantijos kompiuteriams, nešiojamiesiems kompiuteriams ir iPad; kabelių ir interneto planai ir sąskaitos; bevielio maršrutizatoriaus pardavimo kvitas ir vadovas
3. Asmeniniai įrašai - gimimo liudijimai, santuokos liudijimas, skyrybų liudijimas, globos dokumentai, socialinės apsaugos informacija, imunizacijos įrašai, pasai, karo tarnybos įrašai, krikšto ir patvirtinimo įrašai, testamentai, laidojimo planas ir laidojimo vietos informacija. Jei turite naminių gyvūnėlių, taip pat galite įtraukti svarbius dokumentus, pvz., Veterinarijos ir vakcinos informaciją šioje kategorijoje.

Raskite svarbius dokumentus

Dauguma jūsų svarbių dokumentų gali būti saugomi įprastoje laikymo spintoje arba nešiojamoje pakabinamoje rinkmenoje. Yra šiek tiek. Tačiau tai tikrai turėtų būti saugoma saugioje, saugioje ar ne vietoje saugomoje vietoje, pavyzdžiui, seife.

Esminiai dokumentai yra dokumentai, kurie būtų labai sudėtingi arba labai daug laiko reikalingi pakeisti. Juose gali būti slapta asmeninė informacija, kuri gali būti pažeista įsilaužimo ar apiplėšimo atveju. Tuo atveju, jei jūsų namai buvo sunaikinti gaisro ar potvynių, jūs norėtumėte, kad šie gyvybiškai svarbūs dokumentai liktų nepaliesti.

Daugeliui žmonių šie dokumentai bus laikomi gyvybiškai svarbiais: informacija apie socialinę apsaugą, gimimo liudijimai, draudimo polisai kartu su jūsų agento kontaktine informacija, testamentais, nuosavybės dokumentais, automobilių pavadinimais, pasu ir bet kokia sutartimi ar sutartimi, kuri reikalavo jūsų pirminio parašo.

Padarykite pagrindinį visų svarbiausių dokumentų, kuriuos jūs įdėjote į savo ugniai atsparų saugą, sąrašą arba laikymo vietos ribose variantą.

Dublikatas „Piniginė“

Daugelis iš mūsų kasdien atlieka kritinę informaciją savo piniginėse. Ar žinote viską, kas yra jūsų piniginėje? Ką daryti, jei piniginė būtų prarasta ar pavogta?

Nukopijuokite vairuotojo pažymėjimą, donoro kortelę, sveikatos draudimo kortelę (-es), narystės korteles, pvz., Sporto salės lojalumo korteles, sandėlio klubus ir, svarbiausia, visas kredito ir debeto korteles (kopijas priekyje ir atgal). Laikykite šias kopijas su kitais svarbiais popieriaus dokumentais:

Penktas žingsnis: sukurkite paprastą rinkmenų sistemą

Kuo paprastesnė rinkmenų sistema, tuo labiau tikėtina, kad ją naudosite nuosekliai. Paimkite kiekvieną svarbaus dokumento kategoriją ir priskirkite jai kabančio failo spalvą:

• Namų ir nuosavybės įrašai
• Automatiniai įrašai
• Sveikatos įrašai
• Finansiniai įrašai
• Elektronikos įrašai
• Asmeniniai įrašai

Pridėkite atitinkamą skaičių kabančių failų į savo rinkmenų sistemą, kad gautumėte kiekvienos kategorijos dokumentų skaičių.

Naudokite „Manila“ aplankus ir sukurkite kiekvieno atskiro dokumento aplanką kiekvienoje kategorijoje. Įdėkite aplankus į atitinkamą spalvotą kabančio failo skiltį.

Jei įsigijote didelį trijų žiedų segtuvų ir skirtukų įdėklus, pažymėkite skirtukus su pirmiau nurodytais įrašų pavadinimais, popieriaus skylė įdėkite visus dokumentus ir juos tvarkykite. Jei popierius neturėtų būti perforuotas popieriaus skylėje, popieriaus skylė perkelia aplanką ir įdeda dokumentus į aplanką.

Dabar, jei tik dokumentai nėra jūsų dalykas, tai jums gali būti atleidimo momentas. Galite nuskaityti visus šiuos dokumentus, išsaugoti juos standžiajame diske ir tada viską susmulkinti. Tačiau naudokitės savo nuožiūra, nes kai kurie dokumentai yra geriau išsaugoti. Naudokite geriausią sprendimą.

Nuolatinė priežiūra

Dabar, kai jūsų svarbūs dokumentai yra organizuojami, juos tvarkykite. Kiekvieną mėnesį, kai sumokėsite sąskaitas, pateikite naujus dokumentus į atitinkamą savo registracijos sistemos dalį. Tuo pačiu metu ieškokite dokumentų, kuriuos pašalinote iš sistemos per mėnesį, kurie vis dar gali būti neįtraukti į rinkmenų sistemą. Pakartokite juos. Bent du kartus per metus peržiūrėkite dokumentus, esančius savo sistemoje, kad pamatytumėte, ar galima išvalyti. Geras tvarkaraštis, kurio reikia laikytis, yra pirmųjų metų ir kiekvieno mokslo metų pabaigoje.

Nedidelėmis pastangomis galite gauti ilgalaikės naudos, organizuodami svarbius popierinius dokumentus.

Redagavo Elizabeth McGrory.