10 sėkmingų projektų vadovų įpročių

Kodėl kai kurie projektų vadovai atneša savo projektus laiku, biudžeto ir patenkintų klientų, o kiti turi sunkų laiką? Pažvelkime į dešimt įpročių, kuriuos labai sėkmingai valdo projekto vadovai.

Šie įpročiai vėl ir vėl paminėti veiklos įvertinimuose ir projekto pabaigoje, kai klientas, komanda ar rėmėjas siūlo atsiliepimą projekto vadovui.

Jums nereikia dešimt metų patirties, kad galėtumėte sėkmingai pristatyti kiekvieną kartą. Keičiant savo įpročius ir švelnindami savo įgūdžius, galite drastiškai pagerinti jūsų projekto sėkmės galimybes ir suteikti sau mažiau streso laiko darbe.

Tinkamos komandos naudojimas

Efektyviausi ir sėkmingiausi projektų vadovai žino savo komandos narių galimybes. Tai reiškia, kad jie gali skirti tinkamą darbą teisingiems žmonėms.

Neteisingo šaltinio naudojimas užduotyje gali lemti tai, kad jis trunka ilgiau arba yra blogai atliktas. Tai padeda žinoti su jumis dirbančių asmenų stipriąsias ir silpnąsias puses, kad galėtumėte geriausiai jas paskirstyti projekto užduotims.

Projekto problemų valdymas

Visi projektai kartais susidūrė su problemomis. Sėkmingi projektų vadovai neleidžia jiems jaudintis. Jie žino emisijos valdymo procesus ir taip pat, kaip geriausiai susidoroti su problemomis.

Taip pat galite tai padaryti. Kai žinosite, kaip įvertinti projekto problemą, pastebėsite, kad problemos tvarkymas tampa paprastu įpročiu įtraukti į savo kasdienę kasdienybę. Kiekvieną savaitę praleiskite šiek tiek laiko, kad galėtumėte peržiūrėti savo problemos žurnalą, ir netrukus pamatysite, kad tai yra lengvas darbas, kad galėtumėte valdyti problemas.

Kovoti su pokyčiais

Projektai yra skirti pakeisti dalykus, tačiau toks pokytis vyksta kitiems žmonėms! Sunkiau valdyti pokyčius, kurie yra nukreipti į projekto komandą, trikdydami išsamų projekto tvarkaraštį ir kuriant naujus darbus bei visą krūvą dokumentų atnaujinimų.

Sėkmingi projektų vadovai turi pokyčių valdymo procesą. Po nustatytų veiksmų lengviau bet kokį veiksmą paversti įpročiu, nes jis yra struktūrizuotas ir pasikartojantis.

Pakeitimų valdymo procesas atrodo taip:

• Gauti informaciją apie pakeitimą.
• Įvertinkite pokyčius.
• Nustatykite, kiek darbo būtų atlikti pokyčius.
• Parengti rekomendaciją, ar verta tai daryti.

Parengę rekomendaciją, paprašykite savo rėmėjo priimti sprendimą dėl to, ar turėtumėte įtraukti pakeitimą, ar ne. Kai kuriuos nedidelius pakeitimus galite patvirtinti patys, jei jie yra jūsų kompetencijos ir įgaliojimų lygmenyse. Sėkmingi projektų vadovai žino, kad susidūrimas su pakeitimais yra darbo dalis ir jie turi planą su jais susidoroti, kai jie atsiranda.

Projekto išlaidų valdymas

Labai tikėtina, kad jūsų projektas patirs išlaidų, net jei jūs neturite pilnos kontrolės piniginių stygų. Gebėjimas valdyti finansinius elementus jūsų kontrolėje turi būti įpročiai. Jei nesikreipiate į jį reguliariai ir reguliariai, darbas taps toks didelis, kad neįmanoma to padaryti.

Fantastiški projektų vadovai išlaiko išlaidas, susijusias su rinkliavų sistemomis, kurios veikia už sąskaitas, kainas ir sąmatas. Paimkite įprotį naudoti savo biudžeto programinę įrangą (net jei tai tik skaičiuoklė).

Jūs negalite valdyti savo projekto išlaidų, kol neplanuosite, ką ketinate išleisti. Perskaitykite tai, kaip sukurti projekto biudžetą, kad galėtumėte pradėti.

Komandos formavimas

Projekto komanda gali neveikti tiesiogiai jums. Taigi, kodėl komandos kūrimas yra sėkmingų projektų vadovų įpročių dalis? Taip yra todėl, kad jūsų komandai reikia veiksmingai dirbti kartu ir jums reikia, kad projekte dalyvaujantys asmenys greitai pasiektų tašką, kur jie pasitiki vienas kito. Jūs tai gausite, kurdami komandą. Saugokitės situacijų, kai jūsų komanda nukrenta. Ypač nepriimtina patyčių elgesys.

Procesų supratimas

Šeštasis labai sėkmingų projektų vadovų įprotis yra tai, kad jie supranta procesus, kurie egzistuoja jų valdymo srityje. Tai reiškia, kad jie žino, kokias darbo procedūras reikia laikytis. Jie nenaudoja laiko bandydami išsiaiškinti, kaip rašyti verslo atvejį, nes jie žino, kad yra tokia procedūra, ir jie gali sekti veiksmus.

Sėkmingiausi projektų vadovai nėra tvarkomi. Jie žino, kada teisingas dalykas yra sekti šį procesą. Jie žino, kada geriau jį šiek tiek patobulinti, kad užduotys būtų lengviau visiems. To pavyzdys būtų pašalinti biurokratiją iš nedidelio projekto, atitinkamai pritaikant procesus.

Tvarkaraščio atnaujinimas

Projektų tvarkaraščiai neturėtų būti palikti atsitiktinai. Sėkmingiausių projektų vadovų bus įprasta reguliariai tikrinti jų tvarkaraščius tikslumui ir juos atnaujinti.

Yra daugybė būdų, kaip stebėti jūsų projekto pažangą. Svarbiausia, kad tai padarytumėte. Jei stengiatės, kad šis įprotis taptų savarankiškas, užsisakykite trumpą susitikimą savo dienoraštyje su savimi ir savo tvarkaraštį kartą per savaitę. Kiekvieną savaitę naudokite tą patį laiką ir per 30 minučių peržiūrėkite, kur esate ir kur reikia. Atlikite būtinus pakeitimus, pasakykite komandai ir vykdykite projektą.

Jei jūsų tvarkaraščio pakeitimai turi įtakos projekto pabaigos datai arba pagrindinių etapų pristatymo datai, pasikalbėkite su savo rėmėju. Jūs neturėtumėte keisti pagrindinio plano pagrindų nesikreipdami į oficialų patvirtinimo procesą.

Projekto rizikos valdymas

Žinant, ką įtraukti į savo rizikos registrą, yra vienas dalykas, tačiau įprastas jos peržiūrėjimas ir keliama rizika yra kitoks. Nepakanka panaudoti savo projekto pradžią, kad nustatytumėte riziką, o ne apie juos galvoti. Rizikos valdymas turi būti jūsų projekto įpročių dalis, nes be to jūs pastebėsite, kad rizika virsta problemomis ir sukelia problemų jums.

Tai yra dar viena sritis, kurioje standartiniai procesai ir reguliarus laiko tarpsnių rezervavimas rizikos peržiūrai atlikti gali padėti. Jį galite įtraukti į savo komandos susitikimų dalį. Padarykite įprotį peržiūrėti savo riziką su komanda, uždarykite bet kokius, kurie nebėra grėsmė, ir planuokite veiksmus tiems, kuriuos norite sumažinti.

Stebėjimo laikas

Projektų vadovai žino daug apie projekto laiko valdymą, tačiau tai yra planavimo ir planavimo srityje. Ką mes kalbame apie laiko stebėjimą reguliariau, kasdien. Mes kalbame apie laiko lapus.

Projekto komandos dažnai nenori naudoti laiko lapų, jei jie to dar nepadarė. Daugelis projektų valdymo įrankių turi laiko stebėjimą, būdingą produktui. Tai gali padėti lengviau pereiti prie laiko sekimo kaip komandos.

Nesvarbu, ar sekate savo komandos laiką (rekomenduojama), svarbu, kad žinotumėte, kur pats laikas eina per dieną. Turėtumėte padaryti įprotį laikyti dėmesį, kaip praleidžiate savo laiką. Tai padės jums suprasti, ar praleidžiate laiką prioritetinėms projekto užduotims. Galbūt manote, kad esate, bet ar tu? Laikraščiai ar tam tikros formos laiko įrašai padės, net jei tai tik valandinis prisijungimas prie notepad.

Verslo pokyčių įgyvendinimas

Galiausiai, įpročiai, dėl kurių projektų vadovai yra sėkmingiausi, yra jų gebėjimas lyginti projekto rezultatus su verslo rezultatais. Jei naudotojai nenaudoja jūsų gaminio arba programinė įranga greitai pasibaigia, arba klientai nenuostabu, nes esate, jūsų projektas buvo laiko švaistymas.

Sėkmingiausios projekto komandos įsitikina, kad jos žino, kokių verslo rezultatų jie siekia. Jie kuria sprendimą, kuris užtikrina, kad verslo pokyčiai būtų tvarūs. Ką jie teikia, kai projektas baigiasi, jį visiškai naudoja ir visiškai patvirtina klientas. Tai sėkminga, nes ji buvo sukurta taip, kad būtų sėkminga nuo pat pradžių.

Verslo tikslų supratimas yra pagrindinis kriterijus kiekvienam projekto vadovui, kuris nori daryti poveikį klientams ir suinteresuotosioms šalims. Jei galite parodyti, kad pateikėte kažką vertės, tai lengva parodyti, kokį poveikį jūs turite, ir vertę, kurią atnešite įmonei.

Padarykite įprotį paklausti savo suinteresuotųjų šalių, kokią verslo vertę jie tikisi ir kaip jie nori naudoti bet kokią jūsų projektą. Pasikalbėkite su jais, kaip jie apibrėžia sėkmę. Kiekvieno projekto pradžioje tai galite sukurti į pakartojamą procesą.