Ką darbdaviai neturėtų laikyti personalo bylose

Darbdaviai niekada neturėtų įdėti tam tikrų elementų į savo bendrąjį personalą. Darbuotojų personalo bylų ir įrašų turinys kai kuriose įmonėse yra prieinamas žmogiškųjų išteklių personalui, darbuotojui ir darbuotojo vadovui ar vadovui.

Kitose prieigose gali naudotis tik HR darbuotojai, o darbuotojai gali prašyti prieigos prie jų įrašų. Advokatai taip pat gali pareikšti ieškinį dėl bylų, susijusių su ieškiniais, ir Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) skundų. Buvęs darbuotojas taip pat gali prašyti savo personalo įrašų kopijos.

Geriausios praktikos dėka personalo byla prieinama tik žmogiškųjų išteklių darbuotojams. Jūs turite laikyti personalo bylas užrakintomis ir įvesti saugojimo zoną, kad jie nebūtų prieinami kitiems darbuotojams.

Su visais šiais potencialiais darbuotojais ir potencialiomis darbuotojo personalo įrašų žiūrovais darbdavys turi rūpintis, kad jūsų darbuotojų personalo įrašuose būtų laikomasi objektyvių faktinių darbuotojų darbo istorijos dokumentų.

Todėl norėsite taikyti šias bendrąsias gaires dokumentams, kuriuos išsaugosite organizacijos darbuotojų įrašuose.

Darbuotojų personalo bylos turinio gairės

Informacija personalo įrašuose turi būti faktinė.

Vadovo ar personalo darbuotojų nuomonė; atsitiktinės pastabos; paskalos; nepagrįstų gandų; klausimų, ataskaitų ar kitų darbuotojų apkaltinamų įtarimų, kurie nėra ištirti; įtarimai, kurių nesilaikoma, ištirtos ir sudarytos; ir bet kokia kita ne faktinė informacija, komentarai ar pastabos turėtų būti pašalintos iš darbuotojo personalo bylos.

Vienas iš blogiausių įžeidžiančių komentarų pavyzdžių, kurį žmogiškųjų išteklių vadybininkas surado, įtrauktas į darbuotojų personalo įrašus, apėmė vadovo pokalbio užrašus. Vienas teigė: „Gali būti pernelyg riebalai, kad prireikus pakiltų laiptais aukštyn ir žemyn.“ Įsivaizduokite, kad darbuotojas, advokatas ir net būsimi darbuotojai bei prižiūrėtojai skaito tokius komentarus.

Kitoje įmonėje vadybininkas nustatė nepagrįstų pastabų, kad vadovai ir kiti buvo įdėję į darbuotojo bylas, pvz., „Marijos piktas, nes ji negavo padidinimo. Žiūrėkite problemą?

Personalo įrašai turi būti apgalvotai priskirti atitinkamoms failų vietoms.

Nustatykite savo įmonės personalo įrašų protokolą, pagrįstą valstybės ir federaliniais įstatymais, darbo įstatymais, pvz., 1996 m. Sveikatos draudimo perkėlimo ir atskaitomybės įstatymu (HIPAA) ir darbdavių geriausia praktika.

Tada laikykitės protokolo. Jūs nenorite rasti atsitiktinių gydytojo pasiteisinimų, įtrauktų į personalo bylą, kai jie priklauso medicininei bylai. Taip pat nenorite, kad darbuotojo paaukštinimas darbo užmokesčio byloje būtų pagrįstas.

Jūs taip pat nenorite, kad būtų priimami sprendimai dėl nuomos sprendimo, apimančio foninį patikrinimą ar pastabas dėl diskusijų su buvusiais darbdaviais personalo byloje.

Priežiūros pareigūnams, vadovams ir kitiems darbuotojams, kurie pateikia dokumentus personalo įrašuose, reikia mokyti.

Kiekvienam asmeniui, turinčiam prieigą ir galinčius įdėti dokumentus į darbuotojų personalo bylą, reikia mokyti, kad būtų tinkamai parašyta dokumentacija.

Darbuotojų papeikimas, kad darbuotojas buvo pilnas nugalėtojas, negaus jūsų darbuotojų, įrašo visus prizus. Tačiau žinoma, kad nekvalifikuoti prižiūrėtojai rašo panašius teiginius ir juos įdeda į darbuotojų personalo bylas.

Dar geriau, apribokite prieigą prie failų savo personalo darbuotojui, kuris yra atsakingas už įrašus, ir žino, kas turėtų būti ir neturėtų būti įtrauktas į personalo bylą.

Suderinkite informaciją, kurią pateikiate personalo įrašuose.

Įtraukti tiek teigiamus, tiek neigiamus darbuotojo darbo istorijos aspektus. Per dažnai personalo įrašai pabrėžia kiekvieną neigiamą įvykį ir praleidžia teigiamus kiekvieno darbuotojo patyrimus. Pagalvokite, kad kyla, reklamos, kompetencijos apdovanojimai ir pagyrimų bei ačiū užrašų kopijos.

Pripažinkite skirtumą tarp vadovo asmeninių pastabų apie savo atskaitingus darbuotojus ir oficialius įmonės personalo įrašus.

Vadovo pastabos, naudojamos veiklos tobulinimui, projektų stebėjimui ir tikslų užbaigimui, taip pat sąžiningai nustatyti pakilimus ir veiklos tobulinimo planus, pavyzdžiui, priklauso prižiūrėtojo asmeninei rinkmenai, o ne bendrovės oficialiems personalo įrašams.

Taip pat pripažinkite, kad reikia mokyti priežiūros institucijas, kaip tvarkyti jų dokumentus ir tvarkyti dokumentus. Privatiems banknotams taikomi tie patys faktų, o ne nuomonių ir konkrečių pavyzdžių, o ne klausos kriterijai.

Vadovo privačios pastabos gali būti iškeltos ieškinio byloje, todėl rekomenduojama būti atsargiems net ir privačioms pastaboms. Nerekomenduojama, kad priežiūros institucijos laikytųsi dokumentų, esančių oficialioje darbuotojų personalo byloje, kopijas jų valdymo byloje.

Dokumentų ir pokalbių užrašų samdymas yra šiek tiek sudėtingas.

Geriausia praktika yra išlaikyti atskirą failą kiekvienai užpildytai pozicijai, apimančią visą dokumentaciją, susijusią su šios pozicijos užpildymu iš darbo skelbimo į kontrolinius patikrinimus. Pareiškėjų atnaujinimai, motyvaciniai laiškai ir paraiškos priklauso šiam failui, išskyrus tai, kad samdyto darbuotojo paraišką reikia perkelti į darbuotojų personalo bylą.

Šis failas turi oficialius kontrolinius sąrašus ir formas, kuriomis siekiama nešališkai atstovauti potencialiems darbuotojo kvalifikacijoms ir remti jūsų sprendimą samdyti labiausiai kvalifikuotą kandidatą. Įdarbinimo vadovo nuomonės ir pastabos, priimtos per nuomos procesą, nepriklauso šiam failui.

Žmogiškieji ištekliai gali rinkti šias pastabas, kad galėtų išlaikyti išsamius dokumentus dėl darbo sprendimo, tačiau jie nepriklauso personalo įrašams.

Faktiniai dokumentai apie užimtumo sprendimus.

Šie dokumentai apima tokius sprendimus kaip paaukštinimas, perkėlimas į šoninę galimybę, atlyginimų didinimas ir personalo įrašai. Vadovo ar žmogiškųjų išteklių nuomonė apie darbuotoją nėra. Oficialus drausminės veiklos dokumentas, pavyzdžiui, rašytinis įspėjimas, taip pat priklauso darbuotojo personalo bylai.

Konkretūs dokumentų, kurie neturėtų būti įtraukti į personalo įrašus, pavyzdžiai

Toliau pateikta informacija neturėtų būti pateikiama į personalo įrašus. Dokumentai gali pareikalauti atskiro failo, gali būti klasifikuojami kaip priežiūros ar valdymo dokumentai, arba darbdavys neturėtų jų laikyti.

• Bet kokia medicininė informacija priklauso medicininei bylai.
• Darbo užmokesčio informacija priklauso darbo užmokesčio failui.
• Personalo bylose niekada neturėtų būti saugomi dokumentai, kuriuose yra darbuotojų socialinio draudimo numeriai arba informacija apie darbuotojo saugomą klasifikaciją, pvz., Amžių, rasę, lytį, tautinę kilmę, negalią, šeimyninę padėtį, religinius įsitikinimus ir pan.
• Priežiūros dokumentai, skirti darbuotojo darbui valdyti, tikslų nustatymui, teikiamai grįžtamajai informacijai ir kt., Turėtų būti pateikiami privačiame, prižiūrėtojo ar valdytojo aplanke.
• Tyrimo medžiaga, įskaitant skundą dėl darbuotojo, apklausos apie liudytojus, darbuotojų interviu, išvadas, advokato rekomendacijas ir rezoliuciją, taip pat tolesni veiksmai, siekiant užtikrinti, kad nebūtų atsakomųjų veiksmų, turėtų būti atskira tyrimo medžiaga, kuri yra atskira nuo personalo įrašų.
• Įdėkite darbuotojo I-9 formas į I-9 failą ar vietą, atokiau nuo darbuotojų personalo įrašų.
• Įdėkite foninius patikrinimus, įskaitant nusikalstamą istoriją, kredito ataskaitas ir kt., Ir narkotikų testavimo rezultatus atskiroje byloje, kurią prižiūri vadovai, vadovai ir darbuotojas. SHRM rekomenduoja arba šią atskirą bylą, arba rekomenduoja, kad ši informacija būtų pateikta ir darbuotojo medicininėje byloje.
• Darbuotojų lygių galimybių įrašai, pvz., Savęs identifikavimo formos ir vyriausybės ataskaitos, neturėtų būti laikomi personalo byloje ir niekur, kuriai prižiūrėtojas turi prieigą.

Jei laikotės šių nurodymų, jūsų organizacija veiksmingai saugo faktines, palaikomas darbo istorijas ir personalo įrašus atitinkamose vietose.

Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad teikiama informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito pasaulinė auditorija, o įdarbinimo įstatymai ir nuostatai įvairiose šalyse ir šalyse skiriasi. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba pagalbą iš valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra tinkami jūsų vietai. Ši informacija skirta patarimams, idėjoms ir pagalbai.