Pagrindinis projekto valdymas 101: kas tai?

Projektų valdymas yra vienas iš svarbiausių sėkmingo verslo komponentų. Tai daro įtaką pajamoms ir įsipareigojimams, o galiausiai sąveikauja su klientų ar klientų pasitenkinimu ir išlaikymu. Jūsų įmonė vienu metu gali turėti tik vieną projektą, o kitos didesnės korporacijos ir subjektai gali vienu metu žongliruoti keliais projektais. Pagal savo pobūdį projektai yra laikini.

Projektai yra priemonė siekiant tikslo, o tikslas bus pasiektas. Jūsų verslas gali pereiti prie kito projekto … ar ne. Tai galėjo būti vienkartinis tikslas.

Projektai reikalauja didėjančio darbo jėgos poreikio. Projektų valdymo institutas apskaičiavo, kad per 2010–2020 m. Laikotarpį visame pasaulyje bus įtraukta daugiau nei 15 mln. Naujų projektų valdymo pozicijų.

Kas yra projektų valdymas?

Projektų valdymas yra ne visa įmonės veikla. Tai tik vienas segmentas, konkretus projektas su išsamų planą, kaip jūs ir jūsų verslas ketina pasiekti šį tikslą. Tai planas, išsamiai aprašytas keliuose žingsniuose, kiekvienas iš jų yra toks svarbus kaip kiti. Jūs turite tai pasiekti, kad galėtumėte tinkamai pereiti į kitą.

Pagalvokite apie projektų valdymą kaip kopėčias, į kurias turite lipti. Jūs negalite pereiti į viršų. Jūs privalote jį nugriauti, kad būtų kuo efektyviau. Jūsų komanda turi taikyti jiems prieinamas priemones, taip pat savo žinias ir žinias, kad galėtų atlikti kiekvieną žingsnį ir pereiti prie kito.

Pakankamai paprasta pasakyti, kad norite patekti į A langelį, taigi ketinate imtis 25 žingsnių šia kryptimi. Bet jūs taip pat turite atsižvelgti į laiko planus į savo projekto planą ir greičiausiai turėsite dirbti biudžeto ribose. Galite nuskaityti tuos 25 žingsnius arba galite bėgti. Tai priklauso nuo to, kaip greitai turite ten sėkmingai užbaigti projektą. Jūs galite sutaupyti pinigų keliaujant pėsčiomis, arba galite samdyti vairuotoją. Tai priklauso nuo biudžeto, skirto projektui.

Nėra vieno, visiems tinkamo požiūrio, sistemos ar plano. Kiekvienas jūsų ir jūsų įmonės projektas greičiausiai turės savo tvarkaraštį, tikslą ir biudžetą. Štai kodėl taip kritiškai svarbu turėti išminties, talentingų projektų vadovų, kurie galėtų rodyti šou.

Projekto elementai

Sėkmingas projekto vadovas vienu metu turi valdyti keturis pagrindinius projekto elementus. Šie elementai yra tarpusavyje susiję.

• Taikymo sritis: Tai apima projekto dydį, tikslus ir reikalavimus.
• Ištekliai:Jums reikės žmonių, įrangos ir medžiagų.
• Laikas: Tai ne tik išsprendžia, kiek laiko projektui teks iš viso. Jis turi būti suskirstytas į užduočių trukmę, priklausomybę ir kritinį kelią.
• Pinigai:Turėkite tvirtą suvokimą apie išlaidas, nenumatytus atvejus ir pelną.

Svarbiausias elementas: taikymo sritis

Projekto apimtis - tai projekto įgyvendinimo apibrėžimas ir laiko bei pinigų, kurie buvo sukurti šiems tikslams pasiekti, biudžetai. Bet kokie projekto apimties pakeitimai turi atitikti biudžeto, laiko, išteklių ar visų trijų pakeitimų.

Jei projekto apimtis - statyti pastatą, kuriame būtų trys raštai, kurių biudžetas yra $ 100,000, tikimasi, kad projekto vadovas tai padarys. Jei taikymo sritis yra pakeista į keturių raštų pastatą, projekto vadovas turi gauti tinkamą laiko, pinigų ir išteklių pasikeitimą.

Ištekliai

Yra trys išteklių supratimo ir valdymo aspektai: žmonės, įranga ir medžiaga.

Sėkmingas projekto vadovas turi efektyviai valdyti projektui priskirtus išteklius, įskaitant projekto grupės narius, pardavėjo darbuotojus ir subrangovus. Jis turi užtikrinti, kad jo darbuotojai turėtų įgūdžių ir įrankių, kurių reikia norint užbaigti darbą, ir jis turi nuolat stebėti, ar jis turi pakankamai žmonių, kad galėtų užbaigti projektą. Jo užduotis yra užtikrinti, kad kiekvienas asmuo suprastų užduotį ir projekto terminus.

Kiekvienos darbuotojų grupės vyresnysis narys praneša projekto vadovui, kai vadovauja tiesioginiams darbuotojams, tačiau darbuotojai taip pat gali turėti linijos vadovą, kuris teikia techninę kryptį. Matricos valdymo situacijoje, pavyzdžiui, projekto komandoje, projekto vadovo užduotis yra suteikti projektų vadovams liniją. Darbų subrangos sutarčių valdymas paprastai reiškia, kad vadovauja komandai vadovaujantis subrangovams, kurie savo ruožtu valdo tuos darbuotojus.

Projekto vadovas dažnai turi įsigyti įrangą ir medžiagas bei valdyti jų naudojimą taip, kad komanda galėtų efektyviai veikti. Jis yra atsakingas už tinkamą įrangą ir medžiagas tinkamoje vietoje tinkamu laiku.

Laikas

Trys sėkmingo laiko valdymo elementai yra užduotys, tvarkaraštis ir kritinis kelias.

Sukurkite projekto tvarkaraštį įtraukdami į sąrašą visas užduotis, kurias reikia atlikti. Kai kurie iš jų turi būti atliekami nuosekliai, o kiti gali sutapti arba atlikti kartu. Kiekvienai užduočiai priskirti trukmę. Paskirti reikiamus išteklius. Nustatykite pirmtakus - kokias užduotis reikia atlikti prieš kitus - ir įpėdinius, užduotis, kurios negali prasidėti, kol nebaigtos kitos užduotys. Šis projektų valdymo aspektas kartais vadinamas krioklio valdymas nes viena užduotis seka kitą ar mažiau eilės tvarka.

Projekto valdymo programinė įranga gali supaprastinti projekto tvarkaraščio kūrimo ir valdymo užduotį.

Kai kurios užduotys turi šiek tiek lankstumo reikalaujamose pradžios ir pabaigos datose. Tai vadinama „plūduriu“. Kitos užduotys neturi lankstumo. Jie turi nulį. Visų užduočių su nuliniu plūduriu linija vadinama kritinis kelias. Visi šio kelio uždaviniai - ir gali būti keli lygiagrečiai keliai - turi būti užbaigti laiku, jei projektas bus pristatytas iki jo termino. Projekto vadovo pagrindinis laiko valdymo uždavinys yra kritinio kelio stebėjimas.

Pinigai

Trys pinigų valdymo aspektai yra išlaidos, nenumatyti atvejai ir pelnas.

Kiekviena užduotis turi kainą, nesvarbu, ar tai yra kompiuterio programuotojo darbo valandos, ar betono kubinio kiemo pirkimo kaina. Kiekviena iš šių išlaidų yra apskaičiuota ir iš viso sudaroma rengiant projekto biudžetą.

Kai kurie įvertinimai bus tikslesni nei kiti. Todėl į projekto biudžetą turėtų būti įtraukta nenumatytų atvejų pašalpa - biudžete numatytos lėšos „tik tuo atveju, jei“ faktinė objekto kaina yra labai skirtinga nuo įvertinimo.

Pelnas - tai pinigai, kuriuos įmonė nori atlikti iš užduoties. Tai yra ant kainos.

Taigi projekto biudžetas susideda iš apskaičiuotų išlaidų ir nenumatytų atvejų, pridėjus bet kokį pelną. Projekto vadovo užduotis yra išlaikyti faktines sąnaudas, kurios yra mažesnės arba mažesnės už apskaičiuotas sąnaudas, ir maksimaliai padidinti bendrovės pelną už projektą.

Projektų valdymas yra menas ir mokslas

Sėkmingas projektų valdymas vykdo praktiką. Šios idėjos gali suteikti jums pagrindinį supratimą apie projekto valdymą, bet mano, kad tai tik pradžia. Jei jūsų darbas ar karjera apima projektų valdymą ir, jei norite pagerinti savo įgūdžius, pasikalbėkite su sėkmingais projektų vadovais, skaitykite ir praktikuokite. Projektų valdymas gali būti labai naudingas karjera.