Kaip sėkmingai valdote projektą?

Sveikiname! Jūs ką tik buvo atsakingas už svarbų naują projektą. Akivaizdu, kad jūsų viršininkas siūlo šią galimybę kaip pasitikėjimą savo įgūdžiais. Ir kol esate susijaudinęs, tai yra jūsų pirmas kartas, atsakingas už bendrą projektą, ir tai yra šiek tiek bauginantis

Keli jūsų klausimu keliami klausimai:

• Kaip pradėti?
• Kokie yra veiksmai, reikalingi projektui perkelti nuo inicijavimo iki uždarymo?
• Kaip sukurti aukštos kokybės projekto komandą?
• Kas man prašyti pagalbos šiame procese? Ar yra vykdomasis rėmėjas?

Šie patarimai skirti padėti visiems naujiems, vadovaujantiems projektui, komitetui ar komandai, imtis veiklos, kuri yra unikali organizacijai. Nesvarbu, ar organizuojate atostogų vakarėlį, ar vadovaujate naujoms produktų kūrimo iniciatyvoms, yra projektų valdymo įrankiai ir procesai, kad jūsų sėkmės tikimybė būtų daug didesnė.

5 Projekto proceso etapai:

1. Inicijavimas: projektą.
2. Planavimas: planuojant visą projekto darbą.
3. Vykdymas: faktiškai atlikti darbą.
4. Valdymas ir valdymas: visą darbą, kurį atliekate projekto metu, norint stebėti pažangą.
5. Uždarymas: projekto užbaigimas ir pristatymas bei komandos atidėjimas.

Šie veiksmai yra vienodi kiekvienam projektui.

13 pagrindinių projekto naujokų:

1. Nustatykite taikymo sritį:Pirmasis ir svarbiausias žingsnis bet kuriame projekte yra projekto apimties nustatymas. Ką turėtumėte atlikti ar sukurti? Koks yra projekto tikslas? Taip pat svarbu apibrėžti, kas nėra įtraukta į jūsų projekto taikymo sritį. Jei neturite pakankamai apibrėžimo iš savo viršininko, patikslinkite taikymo sritį ir atsiųskite jį viršutiniame aukšte, kad patvirtintumėte. Nors pavyzdys yra šiek tiek nuo verslo temos, mes visi galime susieti su vestuvių priėmimu. Planuodami vestuvių priėmimą, jums gali prireikti apimti: paruošti vestuvių priėmimą 100 svečių, kurių vakarienė, atviras baras, vestuvių tortas ir gyva grupė šokiams iki tam tikros datos.

1. Nustatykite turimus išteklius:Kokius žmones, įrangą ir pinigus turėsite, kad pasiektumėte projekto tikslus? Kaip projektų vadovas paprastai neturėsite tiesioginės šių išteklių kontrolės, bet turėsite jas valdyti matricos valdymu.
2. Supraskite laiko juostą:Kada projektas turi būti baigtas? Sukūrę savo projekto planą, jūs galite turėti tam tikrą lankstumą, kaip jūs naudojate laiką projekto metu, tačiau paprastai nustatomi terminai, kaip ir vestuvių priėmimo atveju. Jei nuspręsite naudoti viršvalandžius, kad įvykdytumėte tvarkaraštį, turite pasverti tai, kas yra jūsų biudžeto apribojimai.

1. Surinkite savo projekto komandą:Surinkite savo komandos žmones ir pradėkite dialogą. Jie yra techniniai ekspertai. Štai kodėl jų funkcinis vadovas juos paskyrė projektui. Jūsų darbas yra valdyti komandą.
2. Išsamiai aprašykite darbą, 1 dalis:Kokie yra pagrindiniai kūriniai ar komponentai, kurie turi būti sukurti projektui užbaigti? Pavyzdžiui, vestuvių priėmimas reikalauja aukšto lygio: registratūros salė, maistas, gėrimas, pyragas, svečiai ir pramogos. Žinoma, kiekvienas iš šių didesnių elementų gali būti suskirstytas į daugelį papildomų elementų. Tai yra kitas žingsnis.

1. Išsamiai aprašykite darbą, 2 dalis: Pirmiau pateiktame vestuvių priėmimo pavyzdyje jūs tikriausiai turėsite komandą ar asmenį, atsakingą už skirtingus komponentus. Dirbkite su savo komandos nariais, kad išsiaiškintumėte, kokių detalių reikia kiekvienam pagrindiniam elementui pasiekti. Už maistą atsakingas asmuo turi suprasti galimybes, sąnaudų apribojimus ir atlikti pasirinkimus, kurie padėtų pasiekti taikymo sritį. Išvardykite mažesnius žingsnius kiekviename iš didesnių žingsnių. Kiek lygių giliai einate į daugiau ir išsamesnių žingsnių priklauso nuo jūsų projekto dydžio ir sudėtingumo.

1. Parengti preliminarų planą:Surinkite visus žingsnius į planą. Geras būdas tai padaryti yra pirmenybės lentelė, nurodanti, kurie elementai turi būti prieš kitus elementus. Oficialios projektų valdymo praktikos reikalauja plėtoti tai, kas vadinama tinklo schema, ir nustatyti kritinį kelią. Nors tai gali būti už jūsų poreikių ar žinių lygio ribų, pagrindinė problema yra sekti veiklą teisinga tvarka ir paskui skirti išteklius veiklai. Klausimai, kuriuos reikia užduoti, yra šie: Kas nutinka pirmiausia? Kas yra kitas žingsnis? Kokius veiksmus galima atlikti tuo pačiu metu su skirtingais ištekliais? Kas ketina daryti kiekvieną žingsnį? Kiek tai užtruks? Yra daug puikių programinės įrangos paketų, kurie gali automatiškai automatizuoti šią detalę. Paklauskite kitų panašių pozicijų, ką jie naudoja.

1. Sukurkite pagrindinį planą:Gaukite savo komandos ir kitų suinteresuotųjų šalių atsiliepimus apie savo preliminarų planą. Sureguliuokite savo tvarkaraščius ir darbo grafikus, kad projektas atitiktų esamą laiką. Atlikite būtinus preliminaraus plano pakeitimus, kad būtų parengtas pradinis planas.
2. Prašyti projekto koregavimų:Beveik niekada nepakanka laiko, pinigų ar talento, skirto projektui.Jūsų darbas yra padaryti daugiau su ribotais ištekliais, nei tikisi žmonės. Vis dėlto dažnai yra apribojimų projektui, kuris yra tiesiog nerealus. Jūs turite padaryti savo bylą ir pateikti ją savo viršininkui ir paprašyti pakeisti šias nerealias ribas. Paklauskite pakeitimų projekto pradžioje. Negalima laukti, kol bus sunku paprašyti atlikti reikalingus pakeitimus. Tačiau jei jūsų projektas apima vestuves, nesitikėkite, kad sėkmingai prašysite daug reikšmingų pokyčių!

1. Dirbkite savo planą, bet ne už tai:Plano sudarymas yra svarbus, tačiau planas gali būti pakeistas. Kiekvieną rytą turite planą dirbti. Jei viena sankryža yra užblokuota nelaimingo atsitikimo, jūs pakeisite savo planą ir einate kitaip. Darykite tą patį su savo projekto planais. Pakeiskite juos, jei reikia, bet visada turėkite omenyje apimtį ir išteklius.
2. Stebėkite savo komandos pažangą:Projekto pradžioje jūs padarysite nedidelę pažangą, bet pradėsite stebėti, ką kiekvienas daro. Tai padės lengviau sugauti problemas, kol jos taps problemomis.
3. Dokumentas viskas:Saugoti įrašus. Kiekvieną kartą keisdami savo pradinį planą, užrašykite, ką pakeitė ir kodėl tai buvo būtina. Kiekvieną kartą, kai į projektą įtraukiamas naujas reikalavimas, užrašykite ten, kur atsirado reikalavimas, ir kaip buvo pakeistas laikas ar biudžetas. Jūs negalite prisiminti visko, taigi juos užsirašykite, kad galėtumėte juos peržiūrėti projekto pabaigoje ir sužinoti iš jų.
4. Laikykite visus informuotus:Visus projekto dalyvius informuokite apie pažangą. Leiskite jiems žinoti apie jūsų sėkmę, kai baigsite kiekvieną etapą, bet taip pat informuokite juos apie problemas, kai tik jie pasirodo. Taip pat informuokite savo komandą. Jei svarstomi pakeitimai, pasakykite komandai apie juos kuo toliau. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai žino, ką daro visi kiti.

Esmė

Jūs neturite būti oficialiu projektų vadovu, kuris vadovautų projekto iniciatyvai. Vis dėlto turėtumėte taikyti projektų valdymo priemones ir logiką, siekdami paaiškinti savo tikslus, išsamiai aprašyti darbą, kurti komandą ir vykdyti bei stebėti darbą. Geriausios sėkmės!