Suplanuokite projektą su pagrindiniais projektų valdymo įrankiais

Mūsų darbo pasaulis vis labiau tampa projektų pasauliu. Projektai yra tai, kaip mes rengiame naujus produktus, vykdome strategines iniciatyvas ir darome viską, kas nauja organizacijoje.

Pagal apibrėžimą projektai yra laikinos ir unikalios iniciatyvos, priešingai nei įprastos veiklos. Nors daugelis įmonių pasitiki mokomais, sertifikuotais projektų vadovais, kurie vadovauja savo iniciatyvoms, visiems specialistams vis labiau reikalingi projekto įgūdžiai. Šiame straipsnyje supažindinama su projekto rengimu bet kuriam profesionalui, norinčiam priimti profesionalų projektų vadovų darbą.

Skirkite laiko tikrai apibrėžti ir planuoti savo projektą

Projekto vadovai supranta, kad didelė dalis viso projekto trukmės yra skirta planavimui. Daugelis iš mūsų turi tendenciją skubėti pradėti darbą, kuris projektų pasaulyje yra panašus į to, kad praleisite skaityti instrukcijas apie tą naują baldą, kurį įsigijote iš vieno iš „susirinkusių“ mažmenininkų. Yra tikimybė, kad skubėti atlikti darbą, neskaitant instrukcijų, tam tikru momentu jūsų pastangoje sukels rimtų problemų.

Užuot skubėję tiesiai į darbą, svarbu nustatyti keletą svarbių klausimų:

1. Ką jūs kuriate? Būkite kuo konkretesni.
2. Kada jis turi būti baigtas?
3. Kokius išteklius (žmones, įrangą ir biudžetą) turite prieigai prie projekto užbaigimo?

Šie trys punktai yra pagrindiniai taikymo srities pareiškimo elementai. Kiekvienas projekto vadovas stengiasi paaiškinti taikymo sritį prieš pradedant darbą.

Įmonės atostogų partijos iniciatyvos nustatymas

Bendrovės atostogų šalies pavyzdys gali būti toks:

Mūsų tikslas - iki gruodžio pabaigos planuoti ir pristatyti 100 darbuotojų ir jų reikšmingų žmonių atostogų vakarėlį, kurio kaina neviršytų 10 000 JAV dolerių. Mūsų planavimą ir koordinavimą sudarys 4 narių komitetas, kurį prižiūri generalinis direktorius.Šventėje bus atviras baras, padengtas maistas, desertas ir pramogos.

Tiesiog atnešdami laiko, kad paprasta, bet svarbi deklaracija, galėtumėte vadovauti komandai, dalyvaujančiai projekte. Kiekvienas supranta projekto pobūdį, laiką, išteklius ir biudžetą.

Pertraukite diskretiškus darbo blokus

Projekto vadovai sukuria kažką, vadinamą darbo suskirstymo struktūra, kad aiškiai ir suabejotinai apibūdintų visus projekto darbus, kuriuos turi įvykdyti kažkas tam tikru laiku. Jūsų situacijoje suskirstymas į darbą gali apimti:

• Nustatykite vietą.
• Patvirtinkite kambario prieinamumą ir užfiksuokite jį.
• Pasirinkite maisto parinktis.
• Patvirtinkite juostą ir tai, ką apima juosta.
• Nustatykite desertų variantus.
• Sukurkite ir platinkite kvietimus maisto pasirinkimu.
• Baigti maisto pasirinkimą pagal grįžtus kvietimus.
• Nuspręskite apie pramogų tipą.
• Peržiūrėkite pramogų parinktis ir pasirinkite.
• Patvirtinkite valgomojo įrenginį.
• Pirkite stalo dovanas svečiams.
• Koordinuoti ir pristatyti įvykį.

Projekto vadovai šį projekto darbo suskirstymą sukurtų neatsižvelgdami į išteklius ar laiką, o daugiau - idėjų formatu. Kai bus nustatytas visas darbas, reikalingas projekto apimčiai pasiekti, atėjo laikas jį išdėstyti, priskirti atsakomybę ir prašyti laiko bei išlaidų sąmatų iš savo komandos narių.

Projekto plano sukūrimas iš darbo suskirstymo

Baigę ankstesniame puslapyje nurodytą paprastą darbo suskirstymą, dabar turite:

• Patvirtinkite, kad buvo nustatyti visi svarbiausi dalykai, kuriais siekiama projekto apimties.
• Patvirtinkite, kas tvarkys, kokie darbo elementai ir sukuria atsakomybės matricą, kurioje bus apibūdintos pagrindinės atsakingos šalies užduotys.
• Prašyti, kad kiekvienas komandos narys peržiūrėtų savo užduotis, nustatytų laiko ir sąnaudų sąmatas, atkreiptų dėmesį į terminus, apibendrintų išteklių poreikius ir užtikrintų, kad jie kruopščiai įvertintų darbą, už kurį jie turi būti atskaitingi.

Baigus pirmiau minėtus veiksmus, projekto komanda turėtų dirbti kartu, kad seka įvykius tinkamai, pažymėdama, kad yra konfliktų dėl išteklių ar galimų planavimo problemų. Projekto vadovas užbaigtų šį žingsnį rengdamas tinklo schemą, apskaičiuodamas kritinį kelią ir tada planuodamas išteklius, dažnai pasitelkdamas kompiuterinę programinę įrangą.

Jūsų mažesniam projektui, naudojant neoficialius metodus, paprastas post-it pastaba tipo metodas išdėstyti elementus sekoje gali būti būtinas. Šis procesas leis jums sukurti išsamų vaizdą apie veiksmus ir terminus, kuriais planuojama ir pristatoma puiki atostogų šalis!

Leiskite pradėti darbą

Dabar, kai turite laiko tinkamai pritaikyti projektą, nustatyti pagrindines užduotis, suskirstyti užduotis ir įvertinti laiko ir išteklių reikalavimus, jūs esate pasiruošęs komandai dirbti su jų priskirtomis pareigomis. Jūsų, kaip neformalaus projekto vadovo, vaidmuo yra stebėti darbą, remti komandos narius ir padėti nustatyti bei išspręsti problemas, kai jos atsiranda. Geras projekto vadovas reguliariai susitinka su komandos nariais, kad įvertintų pažangą ir nustatytų bei naršytų kylančią riziką.

Esmė

Tie patys pirmiau aprašyti metodai gali būti taikomi bet kokiai projekto padėčiai jūsų departamente ar verslo padalinyje. Sukurti aiškią taikymo sritį, nustatyti darbą, priskirti išteklius, kurti sąmatas ir grafiką, o tada stebėti ir kontroliuoti darbą. Jūsų praktiką pripažins ir įvertins profesionalūs projektų vadovai jūsų darbo vietoje, o jūsų rezultatai bus daug geresni, nei paprasčiausiai šokinėjami į darbą, nesvarstydami.