Susitikimo vadovo vaidmenys ir pareigos

Susitikimo vadovas yra darbuotojas, kuris yra atsakingas už detalių planavimą, organizavimą, valdymą ir dalyvių kvietimą į susitikimą. Jie yra darbuotojas, kuris yra atsakingas ir atsakingas už faktinio posėdžio eigą. Jie imasi veiksmų prieš susitikimą, jo metu ir po jo, kad posėdis sėkmingai pasiektų savo tikslus.

Kas vadovauja susitikimui?

Susitikimo vadovas yra labai svarbus, kad susitikimai ir komandos būtų sėkmingos. Darbuotojas, kuris yra susitikimo lyderis, yra labai svarbus. Kai kuriuose susitikimuose lyderis yra departamento vadovas, komandos vadovas arba vyresniojo vadovo paskirtas asmuo vadovauti iniciatyvai. Šie darbuotojai buvo atrinkti jų vadovaujamam vaidmeniui, nes jie suvokia vadybininko ar vadovo įgūdžius.

Kitais atvejais darbuotojas gali atsirasti kaip lyderis natūraliai. Šie lyderiai yra darbuotojai, kuriuos kiti darbuotojai ieško ir gerbia. Kitais atvejais komanda gali nuspręsti pasukti lyderio vaidmenį tarp visų narių. Tai leidžia visiems komandos nariams toliau tobulinti savo įgūdžius kaip susitikimo lyderius ir apskritai kurti sėkmingus susitikimus.

Susitikimo vadovo pareigos

Toliau yra pagrindinės susitikimo vadovo pareigos.

• Nustato tikslą, užduotį ar tikslą, kuris turi būti įvykdytas. Tai dažnai yra priskyrimas arba lyderio darbo aprašo dalis.
• Nusprendžia, ar susitikimas yra geriausias būdas pasiekti tikslą ar tikslą, ar pasiekti norimą rezultatą. Atsakykite į klausimą: ar reikalingas susitikimas?
• Nustato, kam reikia padėti planuoti susitikimą.
• Su komanda ar vadovu nusprendžia dėl posėdžio darbotvarkės. (Vykstančiuose susitikimuose ši užduotis atliekama pasibaigus dabartiniam susitikimui.)
• Dažniausiai nustatoma data, laikas ir vieta, naudojant bendrąjį organizacinį kalendorių.

• Susideda iš anksto paruoštų darbų, pvz., Skaitymo, finansinės informacijos, istorijos, susijusių komandos susitikimų minučių ir kt.
• Kviečia dalyvius ir platina užduotis ir iš anksto paruoštą darbą, leidžiantį kuo daugiau laiko, kad dalyviai pasirengtų susitikimui.
• Užtikrina, kad posėdyje dalyvautų įrašymo įrenginys arba protokolo gavėjas, kad dokumentuotų bylas ir visus įsipareigojimus, veiksmus ar sprendimus. Paskiria laiko kontrolierių, kai tai būtina tvarkingai organizuoti susitikimą.
• Gali naudoti ledlaužį, norėdamas sušilti dalyvius ir sukurti aplinką, kurioje susitikimo dalyviai patogiai bendrauja tarpusavyje ir keistis idėjomis bei informacija.

• Atvyksta anksti ir veda susitikimą, laikydamas jį užduotyje, kelyje ir įtraukdamas visus dalyvius, todėl kiekvienas mano, kad jų buvimas susitikime buvo labai svarbus. Tai užtikrina jų dalyvavimą kitame posėdyje
• Priimkite įmonės susitikimą, kad dalyviai nesijaustų nuobodu ir nuobodu. Nesvarbu, ar naudojate ledlaužius, ar humorą, ar įdomius pavyzdžius, nė vienas susitikimas neturėtų baigtis be juoko.
• Užtikrina, kad kiti veiksmai ir veiksmo elementai būtų priskirti ir tvarkomi.
• Aptarti susitikimą ir planuoja kito posėdžio darbotvarkę.

• Vykdykite susitikimus su dalyviais, kad įsitikintumėte, jog veiksmų elementai yra stebimi, ir pasiūlyti pagalbą ir (arba) išteklius, jei savanoris susiduria su problemomis.

Papildomi „Leader“ vaidmenys

Susitikimo lyderis prisiima šias pareigas, bet taip pat atlieka vaidmenis, susijusius su bendravimu, ataskaitų teikimu ir komandos narių darbu.

Kiekvienas komandos narys arba susitikimas, kuris yra kompleksinis, privalo informuoti savo skyrių ar funkciją apie susitikimo ar tęstinės komandos veiklą ir pažangą. Jie taip pat yra atsakingi už tai, kad gautų informacijos iš bendradarbių, kurie nėra komandoje ar susitikime. Ne kiekvienas darbuotojas gali dalyvauti kiekviename susitikime.

Vadovas turi papildomą atsakomybę už tai, kad vyresnieji vadovai dalyvautų ir būtų informuojami per veiksmingą bendravimą ir atsiliepimus. Nuosavybės kūrimas iš darbuotojų, nepriklausančių komandai ar susitikimui, ypač organizacijos vadovams, užtikrina, kad komanda ar susitikimas sėkmingai vystytų, įgyvendintų ir integruotų savo sprendimus ar idėjas.

Jei susitikimo dalyvis posėdyje neveiksmingai, lyderis yra atsakingas už elgesio koregavimą per efektyvius susitikimo vadovų metodus susitikimo metu ir veiksmingą instruktavimą ne susitikime. Susitikimo dalyvis, kuris monopolizuoja susitikimą su savo nuomonėmis ar kritikuoja kitus narius dėl jų, turi būti ištaisytas prieš asmeniui sabotuojant susitikimo sėkmę.

Šie veiksmai yra būtini tol, kol dalyviai susitiks su tokiu komforto ir brandumo lygiu, kuris leidžia jiems padėti lyderiui, nes jie nesuteikia savęs, nes neveiksmingi įvykiai atsiskleidžia ir disfunkciniai nariai nutraukia pažangą.

Efektyvus susitikimo vadovas nesuteikia garantijos, kad projektas ar komanda sėkmingai veikia, bet jis yra pagrindinis veiksnys, kai projektai, skyriai, susitikimai ar komandos patiria sėkmę.

Posėdžių protokolai yra veiksmingas dalyvavimas sėkminguose susitikimuose, kai protokolai yra tinkamai parašyti ir laiku platinami.