Kaip galite pasinaudoti projekto auditu

Kiekvienas projektas kartais gali būti naudingas auditui. Bet nesijaudinkite, tai nėra taip baisu, kaip atrodo. Projekto auditas yra tas, kai nešališkas asmuo peržiūri jūsų projektą ir pateikia gaires, ką galima padaryti kitaip, kad pagerėtų jos sėkmės galimybės. Šiame straipsnyje paaiškinama visa, kas jums pavyks, kaip pasiruošti projekto auditui.

Kaip yra formalus projekto auditas

Projektų auditas paprastai yra formalus pratimas. Neoficialus ekvivalentas paprastai vadinamas tarpusavio vertinimu. Čia kolegas žiūri į jūsų projektą ir su juo susijusią dokumentaciją ir pateikia atsiliepimus apie tai, kur turėtumėte šiek tiek daugiau laiko.

Projekto auditai yra formalūs, nes paprastai jie turi apibrėžtų klausimų ir juos atlieka kažkas, kas reguliariai atlieka tokį dalyką.

Kas vykdo projektų auditą

Asmuo, vykdantis jūsų projekto auditą, gali būti kitas projekto vadovas (tikriausiai kažkas, turintis didelę patirtį vykdant projektus), tačiau dažniau yra kažkas iš projekto biuro, kuris dažnai atlieka auditą.

Tai bus žmogus, kuris gali laikyti save nešališku, todėl jis nebus jūsų linijos vadovas ar projekto rėmėjas. Tai gali būti net žmonių grupė, priklausomai nuo projekto dydžio.

Kaip pasirengti projekto auditui

Pirmasis ir svarbiausias dalykas, kurį reikia surengti, yra turėti savo projekto dokumentacijos kopijas auditoriui peržiūrėti. Jei turite projekto koordinatorių, paprašykite jų surinkti dokumentų rinkinį (pageidautina elektroninį). Turėtumėte turėti visą savo informaciją lengvai prieinamą, tačiau net jei tai padarysite, šis žingsnis vis tiek gali užtrukti. Įsitikinkite, kad turite bent jau projekto planą, rizikos žurnalą, išdavimo žurnalą, biudžetą ir tvarkaraštį.

Kas turi dalyvauti

Tai priklauso nuo to, kokių dalykų auditorius nori žiūrėti. Jūs, kaip projekto vadovas, turėsite praleisti laiką su jais. Tikėtis, kad jūsų komandos nariai bus pakviesti kalbėtis su auditoriumi.

Turėkite omenyje, kad kuo ilgiau jie dirba su auditu susijusiomis užduotimis, tuo mažiau laiko jie turi dirbti projektui, todėl gali tekti perkelti tam tikrą veiklą ir dirbti lėčiau audito laikotarpiu.

Kaip ilgai trunka projekto auditas

Nėra nustatyto laiko projekto auditui atlikti. Dideliuose projektuose rasite, kad tai užtruks ilgiau. Mažiems projektams auditorius gali būti atliktas per kelias valandas. Kai tik žinote, kad jūsų projektas bus audituojamas, kreipkitės į savo audito grupę, kiek laiko jie tikisi savo darbo.

Ką tikrina auditas

Jei auditas buvo iškviestas dėl ypatingo susirūpinimo, pvz., Nesugebėjimas pasiekti kokybės tikslų, tikimasi, kad jis išbandys šią sritį. Paprastai atliekant auditą bus plačiai nagrinėjamos įvairios projektų valdymo sritys ir projekto rezultatai. Ji apims jūsų projekto laiką, kainą ir kokybę bei suinteresuotųjų šalių dalyvavimą.

Audito tikslas - išsiaiškinti, ar projektas įgyvendins savo tikslus, ar ne. Jei auditorius mano, kad pagal dabartinius rezultatus, projektas nebus nukreiptas į tuos tikslus, jis pateiks rekomendacijas dėl veiksmų.

Rekomendacijos priklauso nuo to, kas randama

Auditoriaus ataskaitoje pateiktos rekomendacijos priklausys nuo to, ką jie rado. Tikėtis, kad jie bus teigiami ir suformuluoti taip, kad juos būtų galima lengvai priimti. Jie turėtų būti praktiški.

Vienu ekstremaliu atveju auditorius gali rekomenduoti, kad jūsų projektas būtų uždarytas, nors tai įvyktų tik tuomet, jei manytų, kad nėra jokios galimybės, jog bet koks projekto darbas iš šio taško būtų organizacijai naudingas.

Pažvelkite į savo projekto auditą kaip teigiamą patirtį. Ji turėtų suteikti jums ankstyvą įspėjimą apie visus jūsų projekto sunkumus patiriančius požymius ir galimybę dirbti su patyrusiu projekto profesionalu. Jų, jūsų komandos ir projekto įgyvendinimas turėtų būti sėkmingesnis, o tai gali būti tik geras dalykas.